JurPC Web-Dok. 103/2017 - DOI 10.7328/jurpcb2017328103

Dieter Kesper *

E-Akte in Strafsachen - der Stand der Dinge

JurPC Web-Dok. 103/2017, Abs. 1 - 33


Auf Einladung der Gemeinsamen Kommission elektronischer Rechtsverkehr des Deutschen EDV-Gerichtstags trafen sich am 14.03.2017 und 31.05.2017 in Berlin namhafte Strafverteidiger als Vertreter des Deutschen Anwaltsvereins und der Bundesrechtsanwaltskammer sowie Richter, Staatsanwälte und Vertreter der Softwareindustrie, um mit den zuständigen Referatsleitern und Referenten des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz Fragen und Probleme im Zusammenhang mit der geplanten Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und die damit verbundenen möglichen Folgen für die Anwaltschaft – speziell in Strafverfahren – zu erörtern. Referenten aus Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen stellten das bundeseinheitliche Akteneinsichtsportal sowie die für verschieden Länderverbünde entwickelten Arbeitsplatzlösungen der „E-Akte als Service - eAaS" (BW), des „elektronischen Integrations-Portals - eIP" (BY) und des „ergonomisch elektronischen Arbeitsplatzes - e2A" (NRW) vor. Anlässlich dieser Vorträge sowie in den sich hieran anschließenden lebhaften Diskussionen wurden verschiedene – im Folgenden schwerpunktmäßig zusammengefasste – Themen erörtert.Abs. 1

Rechtslage

Abs. 2
Der Bundestag hat am 18.05.2017 in 2./3. Lesung das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs verabschiedet; der Bundesrat hat am 02.06.2017 zugestimmt. Damit wird der elektronische Rechtsverkehr ab 01.01.2018 (respektive 2019 oder 2020) eröffnet werden. Gleichzeitig, spätestens zum 01.01.2026 wird die elektronische Akte eingeführt werden.Abs. 3

Die Akte

Abs. 4
Wie bereits in der Vergangenheit hat der Gesetzgeber auch mit den neuen Regelungen, namentlich den §§ 32 bis 32f StPO davon abgesehen, zu definieren, was eine Akte ist. Allerdings trennt er (auch weiterhin) zwischen der zur Einsicht bzw. zum Abruf zur Verfügung zu stellenden Akte einerseits und den „Ausgangsdokumenten" und Beweismitteln, an denen nur ein Recht zur Besichtigung (an Amtsstelle) besteht, andererseits. Die strikte Trennung ist für das Verständnis der lebhaften Diskussion um Akteneinsicht und Besichtigung wichtig, gibt aber auch den Hinweis, dass in einer Strafakte nur der prozessuale Verfahrensgang dokumentiert wird, von Beweismitteln oder anderen Dokumenten wird lediglich deren „Repräsentanz" (PDF-Datei, Abschrift pp.) abgespeichert werden. Derzeit ist der Ausschuss für Aktenordnung damit beauftragt, die Aktenordnungen für die Fachgerichtsbarkeiten, die ordentliche Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften grundlegend zu überarbeiten und an die Einführung der elektronischen Akten anzupassen. Obwohl bei elektronischer Aktenführung durchaus möglich wird daher voraussichtlich auch weiterhin z.B. eine elektronisch übermittelte Textdatei (Format: TXT) des Verkehrszentralregisters mit dem Inhalt „HeinTheo200319770100725012011146111" nicht zur Akte genommen werden, sondern nur deren Übersetzung „Theo Hein, geb. 20.03.1977, 1 Eintragung, 7 Punkte, Tatdatum 25.01.2011, Tatkennziffer 146111 = Wenden auf der Autobahn". Ferner gehören auch digitale Tonaufzeichnungen von Telefonüberwachungen oder Vernehmungen (als Sounddateien) nicht zur elektronischen Akte; auch hier werden weiterhin nur deren Abschriften als lesbare Dateien in die Akten eingestellt werden. Schriftliche oder handschriftliche Eingaben von Bürgern werden eingescannt und – soweit möglich – OCR-behandelt und als Datei zur Akte genommen werden; das Original (das „Ausgangsdokument") wird bei der Justiz verwahrt werden.Abs. 5

Format der Akte

Abs. 6
Aufgrund der vorgestellten Softwarelösung zur Arbeit mit der elektronischen Akte kann davon ausgegangen werden, dass elektronische Akten in allen Gerichtszweigen bundeseinheitlich im Format PDF geführt werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass die elektronische Akte ein einheitliches Format hat und die Strafakte überall – bei allen Strafverfolgungsbehörden, mithin auch bei Polizei, Zoll und Steuerfahndung – lesbar und bearbeitbar sein wird. Anders als die bisher von den Staatsanwaltschaften und Gerichten u.a. zum Zwecke der Akteneinsicht erstellten „elektronischen Zweit- oder Duplo-Akten", die regelmäßig pro Aktenband aus einer PDF-Datei bestehen, werden in den elektronischen Akten künftig alle Dokumente einzeln als PDF-Datei abgelegt werden. Werden neue Dokumente zur Akte hinzugefügt, werden sie – wie bisher in der Papierwelt – zum Nachweis der Vollständigkeit der Akte unveränderbar paginiert.Abs. 7
Obwohl die Akten daher künftig aus einer Vielzahl elektronischer (PDF-) Dokumente bestehen wird, werden die drei zur Bearbeitung der elektronischen Akte entwickelten Softwarelösungen eine dokumentenübergreifende Recherche sowie ein dateiübergreifendes Blättern durch die Akte sicherstellen und neben vielen weiteren Features zur Aktenbearbeitung die Möglichkeit bieten, Akten zu exportieren und am heimischen Arbeitsplatz in gleicher Weise wie am Justizarbeitsplatz zu lesen und zu bearbeiten; sei es auf dem privaten Rechner, Notebook oder einem Tablet.Abs. 8

Format der Dokumente

Abs. 9
Zu der Frage, in welchem elektronischen Format die Dokumenten künftig im Rahmen des elektronischen Rechtverkehrs übermittelt (und von der Justiz angenommen) werden, hat das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz am 23.03.2017 unter Bezugnahme unter Anderem auf die Ermächtigungsgrundlage in § 130a ZPO den ersten Referenten-Entwurf einer „Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach" – kurz „Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERV" – vorgestellt, der wegen des seinerzeit noch nicht abgeschlossenen Gesetzgebungsverfahrens allerdings bisher nicht für das Strafverfahren gilt. Nach Auskunft des zuständigen Referatsleiters des BMJV sind für das Strafverfahren aber nur dort Abweichungen vom bisherigen Entwurf der ERV zu erwarten, wo dies nach künftigen Überlegungen unabdingbar erscheint. Ferner darf für das Strafverfahren eine ergänzende Regelung für die Einsichtnahme in elektronische Akten erwartet werden (§ 32f Abs. 6 StPO).Abs. 10
Der Entwurf sieht als einziges Format für die zu übermittelnden Dokumente – und damit also nicht für Beweismittel (!) - eine durchsuchbare, ausdruckbare und kopierbare Datei im Format PDF vor. Nur ausnahmsweise dürfen bildliche Darstellungen auch im TIFF-Format übermittelt werden, wenn eine verlustfreie Wiedergabe im PDF-Format nicht möglich ist.Abs. 11
Grund hierfür dürfte sein, dass alle eingehenden Dokumente grundsätzlich nach dem Stand der Technik in das Format der Akte (PDF) übertragen werden müssen (vgl. § 32e Abs. 2 StPO). Mit der Technische Richtlinie des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik 03138 zum Ersetzenden Scannen, RESISCAN, ist allerdings nur der „Stand der Technik" für die Übertragung von eingehenden Papierdokumenten in das Format der Akte definiert. Technischen Regelungen, die eine rechtssichere Transformation beliebiger Textdateien in PDF definieren, sind bisher nicht bekannt. Damit würde das Fehlerrisiko bei der Übertragung im Bereich des Empfängers und damit alleine bei der Justiz liegen. Dagegen kann jeder Absender seine Textdatei ohne erheblichen Aufwand in PDF umwandeln, da jedes gängige Textverarbeitungsprogramm eine Ausgabe im Format PDF ermöglicht womit das Fehlerrisiko auf den Absender/Verfasser verlagert wird. Die Verpflichtung, eingehende Dokumente in das Format der Akte zu übertragen, trifft grundsätzlich auch die Fälle, in denen elektronisch eingereichte Dokumente ausgedruckt und zur Papierakte genommen werden müssen. Denn auch in diesem Fall hat die Justiz sicherzustellen, dass Dateiinhalt und Ausdruck bildlich und inhaltlich übereinstimmen (§ 32e Abs. 2 StPO), mithin insbesondere Briefköpfe und farbliche Hervorhebungen im Text auf farblich wiedergegeben werden. Es darf an dieser Stelle bezweifelt werden, dass der Justiz bis zur geplanten Aufnahme des elektronischen Rechtsverkehrs zum 01.01.2018 genügend Farbdrucker zur Verfügung stehen.Abs. 12

Metadaten

Abs. 13
Als Metadaten kann man solche Daten bezeichnen, die das Dokument, dem sie beigefügt werden, beschreiben oder zusätzliche Informationen hierzu geben. Sie werden strukturiert in einer Art Tabelle abgelegt und fest mit dem Dokument verbunden.Abs. 14
Welche Metadaten der zu übermittelnden Datei beizufügen sein werden, regelt der Entwurf der ERV ebenfalls. So sollen den Dokumenten XML-Datensätze beigefügt werden, die mindestens Angaben zu Gericht, falls bekannt ein Aktenzeichen, Angaben zu Verfahrensbeteiligten und Verfahrensgegenstand und gegebenenfalls Angaben zu einem denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahren enthalten. Letzteres kommt z.B. zum Tragen, wenn Rechtsbehelfe an die „Rechtsbehelfsstelle" gerichtete werden können. Zwar ist nach bisheriger Rechtsprechung immer maßgeblich der Inhalt des Schriftsatzes und nicht der Inhalt des XML-Datensatzes, gleichwohl kann es sowohl für Anwälte als auch für die Justiz zielführend sein, den Datensatz sorgfältig zu füllen. Denn über ihn werden künftig eingehende elektronische Dokumente (möglicherweise über eine landeseinheitliche Posteingangsstelle) der zutreffenden Behörde und dem jeweiligen Verfahren zugeordnet; umgekehrt in anwaltlichen Großkanzleien dem richtigen Sachbearbeiter. Ungenauigkeiten im XML-Datensatz dürften daher die Vorlage auf beiden Seiten verzögern, zusätzlichen manuellen Arbeitsaufwand verursachen und gegebenenfalls zu Fristversäumnissen mit Wiedereinsetzungsproblemen führen.Abs. 15

Aktenführung

Abs. 16
Elektronische Aktenführung in der Justiz bedeutet grundsätzlich, einzelne Dokumente im PDF-Format unter einem Aktenzeichen abzuspeichern. Mit dem „zur Akte geben" eines Dokuments wird diese entsprechend der bisherigen Arbeitsweise fortlaufend paginiert und damit „fester Bestandteil" der Akte. Werden Seiten bzw. Dokumente eingefügt, wird sich dies ebenso aus der Paginierung ergeben wie Korrekturen in der Dokumentenreihenfolge, bei der die ursprüngliche Paginierung neben der neuen erhalten bleiben soll. Das „Entheften" von Dokumenten wird auch weiterhin gegen ein entsprechendes Fehlblatt möglich und damit für alle Verfahrensbeteiligten sichtbar sein. Hierfür bieten alle Programme dieselben, sich an der bisherigen Papierakte orientierenden Funktionalitäten, womit ein Vertrauensverlust der Verteidigung nicht zu befürchten steht.Abs. 17

Aktenbearbeitung innerhalb der Justiz

Abs. 18
Mit den für verschiedene Landesverbünde entwickelten Softwarelösungen arbeiten alle Justizbediensteten der Bundesrepublik mit einer fast einheitlichen ergonomischen und weitgehend barrierefreien Anwendung. Als für die weitere Diskussion wichtige Kernfunktionen sollen hier nur genannt werden das dokumentenübergreifende Scrollen durch die Akte sowie das Markieren und Anbringen von Annotationen, die entweder nur für den Sachbearbeiter, das Team (z.B. die Kammer, den Senat) oder für alle sichtbar sind. Ferner zu nennen ist hier das „Ausloggen" der Akte zur weiteren Bearbeitung (mit fast gleichen Möglichkeiten) auf einem Tablet oder am heimischen Rechner.Abs. 19

Akteneinsicht

Abs. 20
Unter Federführung der Justiz Baden-Württembergs wird derzeit ein bundeseinheitliches Akteneinsichtsportal entwickelt, über das Kopien der Akten aller Justizbehörden der Bundesrepublik „zum Abruf" bereitgestellt werden, und zwar entweder als einzelne PDF-Dateien oder die gesamte Akte als komprimierte „Zip-Datei" mit etwaigen Zusatzdaten (Metadaten). Ein Reader oder eine Anwendung mit über das Lesen einzelner Dokumente hinausgehenden technischen Möglichkeiten, wie sie Justizbedienstete am heimischen Arbeitsplatz nutzen können, wird dem Akteneinsichtssuchenden von der Justiz nicht zur Verfügung gestellt werden.Abs. 21
Bei der Frage, welche Metadaten zur Verfügung gestellt werden (können), wird man unterscheiden müssen. Neben den bereits im Referentenentwurf einer ERV als Mindestinformationen genannten Metadaten wird sicherlich das Eingangsdatum des Dokuments bei den Strafverfolgungsbehörden mitgeteilt werden müssen, schon um die Wahrung gesetzlicher Fristen kontrollieren zu können. Auf keinen Fall mitgeteilt werden die Annotationen des Staatsanwalts oder Richters, die man heute noch vereinzelt am Aktenrand finden kann. Hierfür sehen alle Softwarelösungen vor, Anmerkungen, Textmarkierungen und Notizen als „öffentlich" oder „privat" zu kennzeichnen. Nur die als „öffentlich" gekennzeichneten Anmerkungen werden voraussichtlich auch im Rahmen der Akteneinsicht sichtbar sein. Ob und welche weiteren Metadaten bei Akteneinsicht sichtbar sein werden (Informationen zu Akteneinsichtsrechten, Aufbewahrungsfristen pp.), wird noch zu erörtern sein.Abs. 22
Nach der Änderung der Strafprozessordnung haben der anwaltlich nicht vertretene Beschuldigte (§ 147 Abs. 4 StPO), der Privatkläger (§ 385 Abs. 3 StPO) und der Verletzte (§ 406e Abs. 3 StPO) ein eigenes Akteneinsichtsrecht, dem mit einer elektronischen Kopie einfacher entsprochen werden kann als durch Überlassen der Papierakte.Abs. 23
Da ihnen dieses Recht auch zusteht, wenn sie sich in Haft befinden und die Verteidigung unter dem Gesichtspunkt des fair trial auf die Mitarbeit des Mandanten bei der Aufarbeitung der Vorwürfe angewiesen ist, muss neben der grundsätzlichen Regelung in § 148 Abs. 1 StPO, die den schriftlichen und mündlichen Verkehr zwischen Verteidigung und Mandanten gestattet, bestimmt werden, wie der Mandant mit elektronischen Akten arbeiten kann, worunter nicht nur das Lesen sondern auch ein Erarbeiten des Akteninhalts sowie eine entsprechende elektronische Kommunikation mit dem Verteidiger zu verstehen sein dürfte. Da es sich hierbei um Fragen der Ausgestaltung des Untersuchungshaft- bzw. Strafvollzugs handelt, sind die Landesgesetzgeber gefordert.Abs. 24

Aktenlesemodul

Abs. 25
Da zur Softwareausstattung für die Justiz eine Anwendung geplant ist, die eine komfortable Durch- und Bearbeitung der elektronischen Akten auch auf dem heimischen Rechner oder einem Tablet ermöglichen soll, wurde im Workshop die Frage erörtert, ob ein solches Modul nicht von einer der Softwarefirmen auch für andere Anwender als die Justizbediensteten angeboten werden kann. Als potentieller Nutzerkreis (innerhalb der Justiz) konnten beispielhaft Rechtsreferendare identifiziert werden, die die von ihnen zu bearbeitenden Akten ebenfalls über das Akteneinsichtsportal abrufen können. Als externe Nutzer kämen Sachverständige, Rechtsanwälte und Privatpersonen sowie Beschuldigte und Verletzte in Betracht, sei es, dass sie auf freiem Fuß oder inhaftiert sind. Ferner sind hier zu nennen die von den Verteidigern oftmals zur Unterstützung beauftragten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Inwieweit Bedarf bei Strafverfolgungsbehörden wie Polizei und Finanzverwaltung gesehen wird, wäre mit diesen abzustimmen. Ein im Workshop anwesender Vertreter eines Softwareunternehmens bot an, den Entwurf einer entsprechenden Lösung zu prüfen.Abs. 26

Besichtigung

Abs. 27
Während die Akten über das Akteneinsichtsportal zum Abruf bereitgestellt werden, dürfen „Ausgangsdokumente" und Beweismittel grundsätzlich nur (an Amtsstelle) besichtigt werden. Nachdem das Format für die elektronisch einzureichenden Dokumente dem Format der Akte entspricht, kommen als zu besichtigende Ausgangsdokumenten fast ausschließlich noch eingereichte Papierdokumente in Betracht, von denen sich eine nach dem Stand der Technik in PDF umgewandelte Repräsentanz in der Akte befindet. Kritisch wurde die Besichtigung von Beweismitteln gesehen. Diesbezüglich dürfte nach dem bisherigen Stand der lebhaften Diskussionen im Workshop bereits heute zu differenzieren sein.Abs. 28
Vorausgeschickt sei in diesem Zusammenhang, dass die Vielfalt der möglichen Beweismittel so groß ist, dass vermutlich jeder Versuch des Gesetzgebers, eine abschließende Regelung zu treffen, was wie besichtigt werden darf, fehlgehen dürfte. Dies sollte daher – wie bisher – einer nicht anfechtbaren Einzelfallentscheidung der Staatsanwaltschaften und Gerichte vorbehalten bleiben. Hierzu wurden grundsätzliche Fallgestaltungen herausgearbeitet:Abs. 29
Körperliche Gegenstände jedweder Art können sicherlich nur an Amtsstelle besichtigt werden. Gleiches dürfte für in Papierform eingereichte (Ausgangs-)Dokumente und Urkunden (Notarverträge pp.) gelten, bei denen allenfalls eine Kontrolle erfolgen kann, ob sie tatsächlich zutreffend eingescannt wurden.Abs. 30
Andere, heute regelmäßig vorzufindende „Beweismittel" wie in der Akte nur verschriftlichte TÜ-Aufzeichnungen, Auswertungen der Wirtschaftsreferenten in Excel, liegen auch der Staatsanwaltschaft und dem Gericht allenfalls als Kopie oder Übertragung von einem Aufzeichnungsmedium (TÜ-Band) auf ein Speichermedium (DVD) vor. Hier sahen die Teilnehmer grundsätzlich keine Probleme, solche Dateien in Kopie bei Akteneinsicht ebenfalls zur Verfügung zu stellen. Dieser Frage soll jedoch noch vertieft nachgegangen werden, weil § 32f Abs. 4 StPO verlangt, dass der Name der Person, der Akteneinsicht gewährt wurde, im übermittelten (abgerufenen) Dokument dauerhaft kenntlich gemacht werden muss. Gleiches müsste dann auch für die „Beweismittel" gelten, die als Kopie in elektronischer Form übermittelt werden.Abs. 31
Trotz fortschreitender Technik dürfte die Überlassung von Kopien strafbewehrter Dateien (Kinderpornographie pp.) ausgeschlossen sein. Hier muss die Betrachtung auf den zur Akte oder in ein Beweismittelheft genommenen Ausdruck bzw. auf eine Besichtigung der elektronischen Dateien an Amtsstelle beschränkt bleiben.Abs. 32
Die Gemeinsame Kommission elektronischer Rechtsverkehr des Deutschen EDV-Gerichtstags wird die Diskussion mit den Beteiligten und allen Interessierten fortsetzen.Abs. 33

* Dieter Kesper ist Oberstaatsanwalt bei der Staatsanwaltschaft Köln und Mitglied des Vorstandes des Deutschen EDV-Gerichtstages e.V.

 
(online seit: 01.08.2017)
 
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok, Abs.
 

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