JurPC Web-Dok. 30/1998 - DOI 10.7328/jurpcb/199813324

Holger Gerwin *

Sicherheit beim Faxen ganz wichtig: Faxbroadcasting bei Banken

JurPC Web-Dok. 30/1998, Abs. 1 - 14


Autorenprofil
Über 500 institutionelle Anleger, z.B. Banken und Versicherungen und Fondsgesellschaften weltweit bedient Herr Peter Fliegel, Leiter der W/A-SI-Abteilung (Wertpapierhandel Aktien Sales International) bei der Hypo-Bank in München täglich mit den neusten Unternehmensanalysen und Informationen über den deutschen Aktienmarkt, die das hauseigene Research produziert - per Fax, und dazu benötigt er nur einen Knopfdruck: Via Mausklick aktiviert Herr Fliegel den entsprechenden Verteiler und startet die Übertragung der Daten. Per DFÜ geht es zum Münchner Fax-Spezialisten Xpedite, von wo aus der Versand an jeweils um die 150 Adressaten innerhalb von wenigen Minuten erfolgt. Diese Eile tut not, denn Zeit ist Geld, und nichts ist älter als die Börsennachricht von gestern. Im Anschluß erhält Herr Fliegel ein ausführliches Sendeprotokoll, auf dem er die ordnungsgemäße Auslieferung der Faxe kontrollieren kann.JurPC Web-Dok.
30/1998, Abs. 1
Telefax ist das Mittel der Wahl für zeitkritische Informationen, schneller und kostengünstiger als jede Post. Der Traum von einer allumfassenden Vernetzung ist illusorisch, zu heterogen sind die Geschäftsbeziehungen, zu inkompatibel die Werkzeuge, vor allem im Auslandsgeschäft. Trotz des Siegeszugs der EDV tobt der Papierkrieg heute heftiger denn je, und Telefax hat den Spitzenplatz in der Unternehmenskommunikation eingenommen.Abs. 2
Gerade in Banken besteht enormer Bedarf: Nicht nur die Presseabteilungen schätzen die schnelle und kostengünstige Verteilung ihrer Rundschreiben per Fax-Broadcasting, auch im Research, in den Wertpapierabteilungen oder im Foreign Exchange Office bedient man sich immer häufiger der Massenfaxer. Ein Übersicht der meistgenutzten Anwendungen bietet die folgende Tabelle:Abs. 3

Abteilung bzw. Anwender

Fax-Broadcast-Anwendung

Presseabteilung / PR / Presse-Referent

Pressemitteilungen und Öffentlichkeitsarbeit

Backoffice / Wertpapierabteilung

Dokumentation und Bestätigung der Transaktionen der Handelsabteilungen, die nicht über SWIFT oder elektronische Medien laufen.

Firmenkundenbetreuung, Auslandsabteilung

Kontoauszüge per Fax, regelmäßige Kontoinformationen für Depotkunden (vor allem im internationalen Verkehr, wenn die Post zu lange dauert). Die Deutsche Bank z.B. beziffert das entsprechende Potential mit ca. 2.000 Kunden. Zur Sicherheit: Empfangsberichte.

Foreign Exchange Office, Treasury Manager,

FX-Dealer

Blitzschnelle und zeitgleiche Distribution der eignen FX-Rates (Informationen über den Devisenhandel) an Großkunden und Wechselbüros (z.T. mehrmals täglich).

Research (extern) bzw. die volkswirtschaftliche Analyseabteilung / EDV-Leiter

Informationen, Berichte und Kommentare zu einzelnen Ereignissen (überraschende Kurseinbrüche, politische Ereignisse, Akteinemissionen) an institutionelle Kunden, Manager von Pensionsfonds, Kapitalanlagegesellschaften und sehr vermögende Privat-Kunden.

Research-Abteilung / Börsenmakler

Firmenbewertungen (wichtig zur Kreditvergabe und für den Kauf oder Verkauf der entsprechenden Aktien) an große Verteiler: Privat- und Firmenkunden sowie innerhalb der eigenen Organisation (Treasury-Abteilungen, Tochtergesellschaften, Versicherungen, Fondsmanager).

Wertpapier-, Renten-, Aktien-, Devisen- und Derivatenhandel

Zeitnahe Marktinformationen an institutionelle Anleger (andere Banken, Versicherungen, Fondsgesellschaften usw.). Per Fax annähernd gleichzeitig, um Bevorteilung zu vermeiden.

Allgemeine hauseigene Informationsdienste

spezielle Mitteilungen (mit diversen Themenstellungen von Hypothekenkonditionen bis Steuerinfos), Marktberichte, Anlageempfehlungen an (größere) Kunden bzw. Treasury-Abteilungen (in der Regel monatlich).

Abs. 4
Es stellt sich die Frage, wie man den Faxversand am besten organisiert. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Den Betrieb eines eigenen Fax-Servers oder den Einsatz eines Dienstleisters - die klassische "make-or-buy"-Situation. Wirtschaftlich gesehen spricht einiges für das Outsourcing: Niedrige Kosten aufgrund der Mengenvorteile des Broadcast-Anbieters, kein technologisches Risiko sowie eine sichere Kalkulationsgrundlage (s. Kasten).Abs. 5

Checkliste: Vorteile des Outsourcing

  1. Feste Kalkulationsgrundlage: Seitenpreise für erfolgreichen Versand unabhängig vom tatsächlichen Aufwand (Entfernung, Übertragungsgeschwindigkeit, grafischer Aufbau der Dokumente usw.)
  2. Keine zusätzlichen Kosten für Bedienung und Personalkosten, Service, Wartung oder auch Serverabstürze und Reparaturen
  3. Keine zusätzlichen Kosten durch schlechte Leitungsqualität, langsame Empfangsgeräte, Wartezeiten bei Fax-Weichen und Geräte-Inkompatibilitäten
  4. Keine zusätzlichen Kosten bei Wahlwiederholungen (z.B. falls besetzt ist) und Fehlverbindungen (z.B. durch falsche Fax-Nummern)
  5. Keine zusätzlichen Kosten für Soft- und Hardware-Updates, keine kalkulatorischen Verluste (Abschreibungen) durch die rasch veraltende Technik, keine langfristige Bindung an diese Technik
  6. Keine Opportunitätskosten für zeitweise brachliegende Ressourcen (Server, Leitungen usw.)
Abs. 6
Für den Fax-Server spricht, daß es mit seiner Hilfe möglich ist, auch die Verteilung der eingehenden Faxe zu automatisieren: Im ISDN-Betrieb bieten viele Systeme die Möglichkeit einer persönlichen Fax-Durchwahl für jeden Mitarbeiter, die der Fax-Server als Nebenstellen verwaltet. Eingegangene Fax-Nachrichten werden dem User beim Einloggen ins Netz wie eine E-Mail angezeigt und können wahlweise gespeichert, weitergeleitet oder ausgedruckt werden. Bei analogen Telefonanschlüssen ist dieser Service nur eingeschränkt und auch nur mit einem erheblichen Mehraufwand (Scannen und grafisches Auslesen einer Kennung oder andere Verteilungsregeln) möglich.Abs. 7
Das Rundsenden über den eigenen Fax-Server aber erfordert zusätzlich zu der notwendigen Hard- und Softwareausstattung die entsprechende Kapazität an parallelen Leitungen. Teilweise kann dieser Bedarf aufgefangen werden, indem die tagsüber an der Telefonanlage genutzten Kanäle nachts zum Faxversand freigeschaltet werden. Oft verbietet sich dies aber aufgrund technischer oder organisatorischer Hürden, wie z.B. einer abteilungs- oder vorgangsorientierten Abrechnung und Bugdetierung. Zusätzlich angemietete Leitungen dagegen verursachen einen hohen Fixkostenblock und liegen außerhalb der Stoßzeiten brach.Abs. 8
Fazit: Der Auf- und Ausbau des Fax-Servers sollte lediglich zur Sicherung der eigenen Handlungsfähigkeit, also in einer technischen und wirtschaftlichen Minimalkonfiguration erfolgen. Broadcast-Aufkommen über die Standardnutzung hinaus kann in der Regel günstiger über einen Dienstleister abgewickelt werden. Dazu Dr. Norbert Posch, Geschäftsführer der Xpedite Systems GmbH in München: "Xpedite verfügt z.Zt. über mehr als 10.000 parallele Leitungen, wir können so bis zu 150.000 Faxe pro Stunde verschicken. Unsere Kunden nutzen diese Kapazität bedarfsweise und völlig flexibel - berechnet wird nur der erfolgreiche Versand." Der Einsatz des Dienstleisters verursacht somit keine zusätzlichen Kosten, auch wenn eine eigenen Fax-Server-Lösung besteht - die Vorteile werden konsequent genutzt, und die teure Aufrüstung wird gespart.Abs. 9
Dennoch wird der Schritt zum Outsourcing oft gescheut - aus Angst um die Datensicherheit. Wer gibt schon gerne den internen Adreßverteiler preis? Diese Bedenken zerstreut Lutz Losch, Frankfurter Vertriebsleiter bei der Xpedite Systems GmbH und Spezialist für Fax-Broadcast-Lösungen für Banken und Versicherungen: "Xpedite betreut z.Zt. über 100 Kunden im Bereich Banken und Versicherungen, ohne daß es bisher auch nur einen einzigen Zwischenfall gegeben hätte. Wir garantieren dem Kunden schriftlich und bei hohen Schadenersatzsummen die absolut vertrauliche Handhabung seiner Daten. Zusätzlich sind alle unsere Mitarbeiter explizit nach Sicherheitskriterien ausgewählt worden und bei hohen Strafen zur Geheimhaltung verpflichtet. Das Restrisiko für den Kunden liegt somit z.B. weit unterhalb dem der Lücken einer nicht abhörsicheren lokalen DV".Abs. 10
An wen soll man sich nun wenden, wenn es um den Aufbau einer Fax-Broadcast-Lösung geht? In Deutschland konnte sich bis heute etwa eine Handvoll Anbieter nachhaltig etablieren, wobei es in den letzten Jahren zu starken Konzentrationserscheinungen infolge des durch die Tarifstrukturreform der Telekom ausgelösten Preisverfalls in 1996 gekommen ist. Heute wird der Markt von der Xpedite-Gruppe dominiert, die in diesem Jahr die 50-Prozent-Marke überspringen wird. Es folgen die Telekommit dem Telefax400-Dienst sowie der Stuttgarter Fax-Versender GTC. Alle übrigen Anbieter teilen sich gut 20 Prozent des Marktes auf (vgl. Kasten). Insgesamt wird für 1997 mit ca. 170 Mio. im Kundenauftrag versandten Seiten gerechnet, nachdem es in 1996 noch ca. 140 Mio. Seiten waren.Abs. 11

Versender

Ansprechpartner

Umsatz

Marktanteil

Xpedite*)

Dr. Norbert Posch (089-898252-0)

19,8 Mio. DM

48,53%

Telekom

Herr Jürgen Zwißler (0228-181-4222)

7,4 Mio. DM

18,14%

GTC

Frau Anja Gutacker (0711-23877-0)

5,1 Mio. DM

12,50%

Andere

---

8,5 Mio. DM

20,83%

Gesamt:

40,8

Abs. 12
*) inkl. der Töchter: z.B. Comwave und Vitel;
Quelle: Giga Research, G&P Kommunikationsberatung
Abs. 13

Fax-Mehrwertdienste - das Wichtigste in Kürze:

Unter dem Begriff Fax-Mehrwertdienste werden alle Dienstleistungen zusammengefaßt, die sich um den Einzel- ("Point-to-Point") oder Massen- ("Broadcast") Versand von Telefaxen, den aushäusigen Empfang ("Fax-Receive") oder den (interaktiven) Abruf von Faxdokumenten ("Fax-Polling") drehen. Neutrale Informationen zum Thema Fax-Mehrwertdienste können beim Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. (VDMA), Fachgruppe "Telefax-Mehrwertdienste" (Kontakt: Reinhard Gerewitz, Tel. 089-898252-45) eingeholt werden. Der Verband hat es sich z.B. zur Aufgabe gesetzt, die Begriffsbestimmung und Standardisierung der einzelnen Dienste auch vor dem Hintergrund der Rechtssicherheit vorzunehmen, verbindliche Qualitätskriterien zu definieren sowie den Aufbau der "Robinson-Liste", durch die eine Belästigung der Kunden durch Direkt-Marketing per Telefax verhindert werden soll, voranzutreiben.
JurPC Web-Dok.
30/1998, Abs. 14
* Dipl.-Kfm. Holger Gerwin erwarb 1990 seinen Hochschulabschluß an der Philipps-Universität Marburg im Fach BWL/Wirtschaftsinformatik mit Auszeichnung des Stifterverbands Deutsche Wissenschaft. Er ist seitdem als Unternehmensberater in den Bereichen Marktforschung, Marketing und Mehrwertdienste sowie als freier Autor und Journalist in Marburg tätig.
[13.03.98]
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok., Abs.

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