JurPC Web-Dok. 112/2014 - DOI 10.7328/jurpcb2014297111

Jürgen De Felice, Henning Müller *

Auf dem Weg zur akzeptierten eAkte - Tagungsbericht vom 7. Hessischen Sozialrichtertag

JurPC Web-Dok. 112/2014, Abs. 1 - 26


Die Verabschiedung des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (sog. eJustice-Gesetz) zwingt zwar nicht zur Einführung einer eAkte, lässt sie jedoch als sinnvoll erscheinen. Eine Aussicht, die unter Mitarbeitern und Kunden der Justiz teilweise als Verheißung, teilweise als Damoklesschwert empfunden wird. Will man die Strecke zur eAkte daher mit möglichst viel Rückenwind segeln und nicht gegen den Wind, müssen vor allem deren künftige Nutzer mit ins Boot geholt werden. Dies kann nur durch zweckmäßiges Veränderungs- und Akzeptanzmanagement erfolgen. Den Startschuss hierfür machte die hessische Sozialgerichtsbarkeit im Dezember 2013 im Rahmen des 7. Hessischen Sozialrichtertags in Wiesbaden-Naurod.Abs. 1
A. AusgangslageAbs. 2
Die elektronische Gerichtsakte soll die tradierte Papierakte ablösen, zugleich aber ein ähnlich komfortables Arbeiten, dazu sogar „Mehrwerte" ermöglichen. Hoffnungen und Befürchtungen, die mit der Vorstellung von einer eAkte verknüpft sind, bleiben aber diffus, weil sich die Diskussion um ein Produkt rankt, das noch nicht oder jedenfalls nicht in seiner Endausprägung greifbar ist. An Befürchtungen wird zumeist vorgebracht, es fehle einer eAkte an der gewohnten und notwendigen Haptik. Bildschirmarbeit führe zudem zu einer Ermüdung der Augen. Abhilfe soll eine eAkte bringen, die „ergonomisch" ausgebildet ist. Die Definition, aber auch schon die Vision einer ergonomischen Akte steht vor dem Problem, dass insbesondere Entwicklungen im Hardwarebereich ebenso rasant wie unvorhersehbar sind. Die mit der eAkte verbundenen Hoffnungen beziehen sich auf mögliche Effizienzsteigerungen durch Volltextsuche, Strukturierbarkeit und Mobilität des Akteninhalts. Aufgrund der flächendeckenden Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und des Digitalfaxes in der hessischen Sozialgerichtsbarkeit[1], liegt es nahe, die ohnehin schon gewonnenen elektronischen Dokumente unter Realisierung dieser Mehrwerte nutzen zu wollen. Damit geben die bereits eingeführten technischen Möglichkeiten bei vernünftiger Fortentwicklung den Weg in Richtung eAkte vor.Abs. 3
B. Ziel der TagungAbs. 4
Eine ergonomische eAkte zu entwickeln, ist letztlich eine Aufgabe für Techniker. Dies kann die Justiz nicht selbst leisten. Die Justiz muss die Entwicklung aber sorgfältig beobachten und gewissenhaft begleiten, um am Ende von der Technik ein für ihre Bedürfnisse möglichst passgenaues und effizientes Instrument zu erhalten. Als weitere wichtige Herausforderung für die Justizverwaltung stellt sich die jedenfalls weitgehende Akzeptanz einer ergonomischen eAkte bei ihren richterlichen und nichtrichterlichen Nutzern dar. Das hierfür notwendige Akzeptanzmanagement muss vor allem von zwei Säulen getragen werden: Von der Information und von der Schulung der Mitarbeiter. Im Rahmen von Informationsveranstaltungen sind die möglichen Mehrwerte, aber auch die faktischen, technischen und rechtlichen Folgen einer elektronischen Aktenführung den Nutzern darzustellen. Denn es ist nur zu verständlich, dass jeder Mitarbeiter mindestens solange an tradierten Werkzeugen festhalten wird, bis er von den Vorteilen seiner neuen Arbeitsumgebung überzeugt ist. Gleichzeitig können solche Informationsveranstaltungen keine Einbahnstraßen sein. Die Entwickler und die mit der Einführung der eAkte Beauftragten werden gut daran tun, sich im Rahmen solcher Veranstaltungen auch ihrerseits zu informieren, welche Anforderungen nutzerseitig gestellt werden, bevor sie die eAkte (weiter)entwickeln.Abs. 5
In Schulungen ist dann die Bedienung der neuen Werkzeuge zu vermitteln. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass die intuitive, weil schon aus frühester Kindheit bekannte „Bedienung" der Papierakte zugleich ihr größter Vorteil ist. Selbst das beste elektronische Produkt hat es da schwer, diesem intuitiven Gebrauch auch nur nahe zu kommen. Daher ist es bei der Einführung der eAkte wichtig, dass sie durch jeden Justizmitarbeiter an seinem konkreten Arbeitsplatz handhabbar ist, möglichst mit all ihren Mehrwerten, notfalls mittels Umgehungsstrategien bis hin zur Möglichkeit ihres vollständigen Ausdrucks für diejenigen Nutzer, die sich dem Fortschritt der Technik nicht öffnen werden.Abs. 6
Sinnvoll dürfte es gerade bei kleineren Organisationseinheiten erscheinen, unter Zuhilfenahme speziell geschulter Multiplikatoren unmittelbar am (konkreten) Arbeitsplatz, vielleicht sogar während der „Arbeit am Objekt", die Handhabung der eAkte zu erlernen. Jedenfalls ist es Aufgabe der (Einführungs-)Schulungen, über die Vermittlung von Wissen und Fertigkeiten hinaus vor allem Ängste zu mindern und Hemmungen zu vermeiden. Wenn Mitarbeiter die eAkte bei ihrer Einführung (noch) nicht bedienen können, ist dies unschädlich. Wenn Mitarbeiter die eAkte nach den Schulungen nicht bedienen wollen, wäre dies fatal.Abs. 7
Auf diesen Weg zur größtmöglichen Akzeptanz einer künftigen eAkte begaben sich im Dezember 2013 89 Richterinnen und Richter der hessischen Sozialgerichtsbarkeit im Rahmen des 7. Hessischen Sozialrichtertags, der sich den dargestellten Zielen mit Blick auf die Einführung der neuen Technik verschrieben hat.Abs. 8
C. TagungsverlaufAbs. 9
In mehreren Referaten stimmten sich die Tagungsteilnehmer zunächst auf die anstehenden Veränderungen im Allgemeinen und die Herausforderungen durch das eJustice-Gesetz im Speziellen ein. Prof. Herberger von der Universität des Saarlands mahnte, kreative Freiräume im Veränderungsmanagements vorzusehen, dennoch aber zügig voranzuschreiten, um die Dynamik eines solchen Veränderungsprozesses nicht zu zerstören.Abs. 10
Selbst zu Wort kamen die Tagungsteilnehmer dann in Diskussionsrunden im Sinne eines „open space". Rege angenommen wurden Möglichkeiten, sich zu den folgenden Themen passiv zu informieren oder aktiv in die Diskussion einzubringen: - eJustice-Strategie: Was ist das Ziel und wo liegen die Vorteile? - Der Schreibtisch im Cyber-Space: Wie verändert sich mein Arbeitsplatz? - Post-It und Textmarker: Wie arbeite ich mit der Papier-Akte und wie klebe ich das Post-It in die eAkte? - Offline ist keine Option: Wie kommen wir gemeinsam in die Zukunft? - Die Zukunft hat schon begonnen: Erster Erfahrungsaustausch zu Bootstick, Tablet & Co. - Blick in den Maschinenraum: Wie arbeiten die Poststelle und die Serviceeinheit der Zukunft? - Zwischen Ärmelschoner und Subsumtionsroboter: Welches Bild soll die Modernisierung der Justiz nach außen erzeugen? - Zukunft mit Händen greifen: Aktuelle und innovative Hard- und Software zum Anschauen und Ausprobieren.Abs. 11
Der Auswertung dieser Diskussionen und der Speicherung ihrer Ergebnisse dienten Fragebögen, die von fast allen Tagungsteilnehmern anonym ausgefüllt und abgegeben wurden.Abs. 12
Am zweiten Tagungstag trugen die „open space" – Moderatoren die Diskussionsergebnisse einem Podium vor, das sich aus der Leitung des Hessischen Landessozialgerichts, Vertretern des Hessischen Ministeriums der Justiz und der IT-Stelle der hessischen Justiz zusammensetzte. Zwischen den Moderatoren, dem Podium und dem Plenum entspann sich eine rege Diskussion über die Vor- und Nachteile der Einführung einer eAkte sowie über die Möglichkeiten und den zeitlichen Rahmen einer Realisierung. Den Abschluss bildeten weiterer Referate zu den sensiblen Fragen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes.Abs. 13
D. Auswertung der TagungsergebnisseAbs. 14
Von den Tagungsteilnehmern wurden insgesamt 52 ausgefüllte Fragebögen abgegeben, in denen sie nach ihren Arbeitsgewohnheiten und Erwartungen betreffend eine elektronische Aktenführung befragt worden waren. Folgende Ergebnisse lassen sich aus den Antworten ableiten:Abs. 15
Der Computer ist als regelmäßiges Arbeitswerkzeug auf dem richterlichen Schreibtisch fest verankert. Die Beantwortung der hierauf gerichteten Fragen ist überraschend homogen: 92% der Teilnehmer gaben an, „ständig" mit dem PC zu arbeiten. Alle übrigen Befragten arbeiten jedenfalls „regelmäßig" oder „hin und wieder" am Bildschirm. Computerabstinenzler sind in der hessischen Sozialgerichtsbarkeit (unter den Befragten) nicht mehr zu finden. Entsprechend ist auch die Arbeitszufriedenheit am Computer. Ebenfalls 92% arbeiten „sehr gerne" (30%) oder „gerne" (62%), nur 6% arbeiten „ungerne" und 2% „sehr ungerne" elektronisch.Abs. 16
Dass sich mit der Einführung einer elektronischen Akte Befürchtungen und Sorgen verbinden, ist demgegenüber nicht zu leugnen. Während zwei Drittel der Befragten in den nächsten 10 Jahren allgemein mit einer Verbesserung ihrer persönlichen Arbeitsbedingungen rechnen, verbinden mit der eAkte im Speziellen zumindest die Hälfte der Tagungsteilnehmer eine Verschlechterung ihrer Situation. Fast gleichrangig basieren diese Befürchtungen auf der Annahme, die eAkte führe zu einer Belastung der Gesundheit, vor allem der Augen, und zu einer Verlangsamung der Arbeitsabläufe sowie zu weniger persönlichen Kontakten. Festzustellen ist, dass der Pessimismus hinsichtlich der eAkte vor allem bei jüngeren und älteren Richtern besonders signifikant ist, während in der mittleren Alterskohorte zwischen 44 und 54 Jahren tendenziell Optimismus vorherrscht.Abs. 17
Nach den Vorteilen einer elektronischen Akte gefragt ist auffallend, dass rund die Hälfte der Befragten die Möglichkeiten der Telearbeit als gewichtigen Vorteil der eAkte ansehen. Als weitere Vorteile werden ein „schnellerer Zugriff" und eine „erleichterte Bedienung" genannt. Als wesentliches Plus durch die Telearbeit identifizieren die Teilnehmer die hierdurch entstehenden Verbesserungen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Dieser Aspekt dominiert vor allem bei den Richterinnen, von denen 75%, bei den unter 44jährigen sogar fast alle, in diesem Punkt eine deutliche Verbesserung erwarten.Abs. 18
Für die Einführung einer elektronischen Akte ist für rund zwei Drittel der Befragten eine verbesserte Hardware-Ausstattung unverzichtbar. Hierbei wird vor allem eine Forderung nach sog. Tablet-PCs erhoben (63%), alternativ nach „mehr Bildschirmen", wobei in der hessischen Sozialgerichtsbarkeit bereits heute zwei Bildschirme zur Standardausstattung am Entcheiderarbeitsplatz gehören. Nur ein Fünftel der Befragten geben an, dass weitergehende Schulungen „unverzichtbar" seien. Gefragt danach, was zu tun sei, um die Befürchtungen nicht wahr werden zu lassen, meint dann aber doch die Mehrheit (36%), dass vor allem Fortbildungen dienlich seien. Dass Richter nicht mit Aufgaben des nichtrichterlichen Dienstes belastet werden sollten (20%), auch weiterhin Drucker am Arbeitsplatz benötigt würden (20%) und die PC-Ausstattung augenfreundlich zu sein habe (24%), bildet sich demgegenüber schwächer ab. Der Bedarf an Schulungen wird dabei von den befragten Richterinnen und Richtern für alle Teile des Gerichts gesehen, das heißt, sowohl für den richterlichen wie nichtrichterlichen Bereich.Abs. 19
E. FazitAbs. 20
Ein Schreckgespenst der Zukunft wäre das menschenleere Gericht. Alle Mitarbeiter wären in Telearbeit tätig, Videokonferenzen ersetzen Besprechungen, E-Mails den Postumlauf. Nichts würde das soziale Miteinander, den kollegialen Gedankenaustausch ersetzen. Dass die Justiz und die Rechtsfindung durch Gerichte in der Zukunft nur noch Subsumtionsautomaten hervorbringen wird, wäre sicher keine sehr realistische Einschätzung, vielmehr ein Stück Science Fiction vom Stammtisch. Sicherlich werden sich durch die technische Weiterentwicklung unserer Arbeitswelt gewisse Berechnungen und Kommunikationsvorgänge automatisieren lassen. Eine intellektuelle Bearbeitung der - wie bisher - anfallenden Aufgaben wird aber auch künftig in fast allen Bereichen unersetzbar bleiben. Die richterliche wie nichtrichterliche Tätigkeiten sind vor allem menschliche Tätigkeiten, die durch Technik lediglich unterstützt werden können.Abs. 21
Das papierlose Gericht der Zukunft ist eine denkbare Möglichkeit der voranschreitenden technischen Entwicklung. Wahrscheinlicher ist aber das papierarme Gericht. Nicht nur, weil schon heute absehbar ist, dass es auch weiterhin einen nicht unwesentlichen Anteil an Kommunikation in Papierform geben wird - gerade etwa mit Naturparteien -, auch wenn rechtssichere elektronische Kommunikationsprodukte, wie die De-Mail, den Massenmarkt bald erreichen werden. Auch der Ausdruck von Handakten und Leseabschriften wird nach Einführung der führenden eAkte sicherlich zunächst einmal zunehmen, bevor er – mutmaßlich – mit stetig besserer Hardware seltener werden wird.Abs. 22
Dass auch die Zukunft ein richterliches Dienstzimmer in einem Gerichtsgebäude bereithalten wird, ist von hier aus zunächst zu hoffen und ausdrücklich zu befürworten. Wie dieses Büro dann im Einzelnen aussehen wird, ist im Hinblick auf den technischen Fortschritt im Allgemeinen und die Entwicklungszyklen aktueller Hardwareprodukte im Besonderen kaum absehbar. Sicherlich wird es jedenfalls im Hinblick auf die Ergonomie der eAkte optimiert sein. Einer dienstlichen Beschaffung von Hardware wird gegenüber anderen Vorhaltemodellen, wie „bring your own device" oder „loan your own device" grundsätzlich der Vorrang zu geben sein – schon aus Gründen der IT-Sicherheit.Abs. 23
Der Richterarbeitsplatz der Zukunft wird durch die technischen Entwicklungen sicher nichts an seiner Attraktivität einbüßen, vielleicht gar deutlich hinzugewinnen. Hierfür die technische Ausstattung zu beschaffen, ist in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einer Justizverwaltung sicher vorzugswürdiger, als überlange Verfahren hinzunehmen oder in mehr Richterplanstellen zu investieren. Die Effizienzsteigerung durch die technische Unterstützung der Entscheidungsfindung ist deshalb letztlich eine Win-Win-Situation. Dies gilt uneingeschränkt jedenfalls solange, wie die neue Technik vorhandenes Potential fördert und steigert – und nicht zu einem Arbeitsplatzabbau führt. Die Mehrwerte der eAkte können daher den Richterinnen und Richtern die Konzentration auf ihre Kernaufgaben erleichtern und damit die Qualität der Rechtsfindung und die Arbeitsplatzufriedenheit ebenso steigern, wie dies in der Vergangenheit die Bereitstellung von Computern und Druckern, elektronische Aktenverzeichnisse und Rechtsprechungsdatenbanken getan haben. Gepaart sein wird diese Entwicklung mit bereits jetzt realisierbaren oder realisierten Vorteilen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder in Notsituation wie Krankheit oder Pflegebedürftigkeit von Angehörigen.Abs. 24
Umfassende Informationen und Schulungen werden helfen, Veränderungsprozesse zum Erfolg zu bringen. Sie sind zwingend, um Hemmnisse und Ängste abzubauen. Die Erlangung von „eJustice-Kompetenz" ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Modernisierungsentwicklung, an deren Ende die akzeptierte, ergonomische elektronische Gerichtsakte stehen sollte. Richterinnen und Richter tun ebenso wie die berufsmäßigen Kunden der Justiz gut daran, nicht in einer uninformierten Schockstarre zu verharren, sondern gegenüber neuer Technik aufgeschlossen zu sein und die Entwicklung hin zu einer elektronischen Akte aus der Praxis heraus aktiv zu gestalten. Dies setzt keine undifferenzierte Jubelstimmung voraus, sondern ein kritisches aber konstruktives Begleiten der Arbeitsplatzveränderungen. Justizministerien, Gerichtsleitungen und zentrale IT-Behörden oder IT–Dienstleister sind gefragt, sachliche Argumente aus der Praxis aufzunehmen und die Bediensteten der Gerichte – einschließlich des nichtrichterlichen Dienstes – einzuladen, den Weg in die Zukunft kooperativ zu beschreiten.Abs. 25
Die hessische Sozialgerichtsbarkeit hat diesen Weg im Dezember 2013 begonnen. Sie wird ihn konsequent und mit dem notwendigen Augenmaß weiter beschreiten.Abs. 26

Fußnoten:

* Der Autor Jürgen De Felice ist Vizepräsident des Hessischen Landessozialgerichts, Autor Dr. Henning Müller ist Richter am Sozialgericht, derzeit beim Hessischen Landessozialgericht.
[1] Vgl. zu diesem Projekt: Müller, in: JurPC Web-Dok 183/2013.
 

(online seit: 08.07.2014)
 
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok, Abs.
Zitiervorschlag: De Felice, Jürgen, Auf dem Weg zur akzeptierten eAkte - Tagungsbericht vom 7. Hessischen Sozialrichtertag - JurPC-Web-Dok. 0112/2014


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