JurPC Web-Dok. 150/2010 - DOI 10.7328/jurpcb/2010259146

Daniela Freiheit *

Elektronische Akten in der Justiz
oder: Die ergonomische Benutzeroberfläche als Conditio-sine-qua-non für die juristische Fallbearbeitung mit elektronischen Akten - ein Lösungsansatz

JurPC Web-Dok. 150/2010, Abs. 1 - 77


Ohne elektronische Dokumente, die in elektronischen Akten vorgehalten werden, kann es elektronischen Rechtsverkehr in seiner vollendeten Form nicht geben. Darüber sind sich sowohl die Anwender als auch die Entscheider einig. Die schwierigen Fragen aber sind: Wie sieht eine elektronische Akte aus, die die juristische Arbeitsweise unterstützt undvon den Anwendern akzeptiert wird und wo kann man sie "kaufen", wenn möglich, per online-Formular? JurPC Web-Dok.
150/2010,   Abs. 1


I n h a l t s ü b e r s i c h t
1.   Die Ausgangssituation
2.   Ein Lösungsansatz
3.   Ein Modell für den Richterarbeitsplatz
    3.1.     Die Akte
           Akte und Aktendeckel
           Aktenauszug
    3.2.     Das Zusammenspiel von Aktenbock und Akte
    3.3.     Das Bearbeiten von Akten
    3.4.     Die Akte in der mündlichen Verhandlung
4.   Zusammenfassung
5.   Einen Schritt weiter
Abs. 2

Die Ausgangssituation

Erste Schritte werden sowohl auf Länderebene als auch in länderübergreifenden Arbeitsgruppen gegangen. Es gibt Papiere, in denen spezielle Anforderungen, wie z.B. durchgehende Paginierung, Darstellung der gesamten Akte in einem Dokument, Notizfunktionen und vieles mehr zusammengetragen worden sind. Es gibt detaillierte Berichte über Produkte, die auf dem Markt erhältlich sind (z.B. Bericht der BLK-Arbeitsgruppe "elektronische Akte"), und es gibt Pilotprojekte (z.B. das Projekt "ergonomische elektronische Gerichtsakte" und "Die elektronische Zweitakte in Wirtschaftsstrafsachen" in Nordrhein-Westfalen, das elektronische Ordnungswidrigkeitenverfahren in Hessen, das Projekt "NeFa" in Niedersachsen). Abs. 3
Grundlage der meisten Überlegungen sind Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS / VBS). Derer gibt es viele auf dem Markt und sie unterscheiden sich letztlich nur durch Feinheiten. Einige Unternehmen haben ihre DMS- und VBS-Produkte auch bereits mit juristischen Feinheiten angereichert (ohne jedoch den Anwendern vorhandene aber unnötige Funktionalitäten zu ersparen). Abs. 4
Ein Dokumentenmanagementsystem ist aber letztlich nur ein virtueller Aktenschrank. Es dient einzig und allein der systematischen Aufbewahrung von Akten. Und ein Vorgangsbearbeitungssystem übernimmt die Verteilung der Dokumente in die richtige Akte und die der Akten zum Arbeitsplatz des richtigen Bearbeiters. Ohne Zweifel müssen die Aktenschränke und die Geschäftsgänge beim Wechsel in die elektronische Welt ausreichend Beachtung finden. (Hilfreich wäre noch, die entsprechenden Prozessordnungen an die anderen Erfordernisse der elektronischen Aktenführung anzupassen.) Wenn aber die elektronische Abbildung des Aktenschrankes und der Geschäftsgänge die Sicht auf die Kernaufgaben eines Richters, Staatsanwaltes, Rechtspflegers oder der Geschäftsstellen versperrt, leidet die Akzeptanz der Anwender. Abs. 5
Ein Richter oder Staatsanwalt interessiert sich statt für die Logistik vor allem für den Inhalt der Akten. Die Geschäftsstelle möchte die Kontrolle über den Ort und Gang jedes einzelnen Stücks Papier behalten, von Details des Streits zwischen A und B jedoch verschont bleiben. Ein DMS/VBS hat sicher für jeden von ihnen etwas dabei, aber auch für jeden von ihnen etwas zu viel. Abs. 6
Verschiedene Arbeitsweisen benötigen verschiedene Arbeitsmittel. Dieser Grundsatz sollte nicht in Vergessenheit geraten, nur weil mit dem Einzug der Bits und Bytes in den Arbeitsalltag eine Fülle von Werkzeugen zum Greifen nah ist. Viele Informationen und viele Funktionalitäten machen permanentes geistiges Filtern notwendig, dessen Frustrationspotential hinreichend bekannt ist. In einem dreistufigen Kontextmenü die richtige Verfügung zu finden dauert nicht nur länger als ein Kreuz im Papierformular oder eine handschriftliche Notiz. Es raubt auch geistige Ressourcen. Bei jedem Aufruf bedürfen wieder sämtliche Verfügungen der Aufmerksamkeit des Nutzers. Stehen dagegen nur wenige und vor allem nur die relevanten Informationen und Funktionalitäten zur Auswahl, wird der einfache Mausklick, der einen Arbeitsvorgang beendet, zum Mehrwert gegenüber der Papierakte. Abs. 7
Bei der Entscheidung für elektronische Akten sollte deshalb nicht die Suche nach dem richtigen Aktenschrank und dem größten Werkzeugkasten im Vordergrund stehen, sondern elektronisch umgesetzt werden, was am Schreibtisch der einzelnen Bearbeiter passiert. Abs. 8

Ein Lösungsansatz

Ein solcher Ansatz muss dank der neusten Technologien nicht dazu führen, dass für jede Aufgabe eine eigene Softwarelösung installiert werden muss. Es ist lediglich nötig, die verschiedenen Programme intelligent zu verknüpfen und durch eine individuelle Arbeitsoberfläche, ähnlich einem Schreibtisch, dem Anwender zugänglich zu machen. Abs. 9
Bildlich gesehen liegen der Aktenschrank, das Diktiersystem, das Schreibprogramm, die Fachanwendungen, der Kalender, das Archiv, die Berechtigungssystematik und all die anderen Softwarekomponenten in Schubladen verstaut in der Kiste unter dem Schreibtisch und über eine einzige Arbeitsoberfläche wird auf die Informationen oder Funktionalitäten zugegriffen, die gerade benötigt werden. So muss der Anwender die einzelnen Schubladen nicht jedesmal öffnen und ständig von Schublade zu Schublade springen. Abs. 10
Portallösungen oder moderne Enterprise-Content Management-Systeme(1)machen die Umsetzung dieses Ansatzes möglich. Die große Herausforderung besteht allerdings darin, die richtigen Informationen in der richtigen Reihenfolge mit den richtigen Werkzeugen für die richtigen Aufgaben zu identifizieren. Abs. 11
Diese konzeptionelle Leistung kann ein Softwarehersteller aus Mangel detaillierter Kenntnisse nur schwerlich alleine erbringen. Vielmehr sollten sich zunächst die Anwender, im Idealfall frei von Machbarkeits- und Kostenerwägungen, ihre eigenen Gedanken machen. Abs. 12

Ein Modell für den Richterarbeitsplatz

Nachfolgende Überlegungen können als Motivation und Einstiegserleichterung dienen. Sie sind auf die Arbeit eines Richters zugeschnitten und lassen konsequenterweise die Informationen und Werkzeuge, die ein Staatsanwalt, Rechtspfleger oder eine Servicekraft benötigt, außer acht. Es sei darauf hingewiesen, dass für das Modell die Aktenbearbeitung eines Einzelrichters für zivilrechtliche Verfahren in der ersten Instanz zugrunde gelegt wurde. Die Übertragung der Funktionalitäten auf höherinstanzliche Verfahren, Spruchkörper mit mehreren Richtern oder andere Gerichtsbarkeiten bedarf einer genauer Prüfung und Anpassung. Abs. 13
Üblicherweise beginnt der Arbeitsalltag eines Richters mit der Sichtung der Akten, die er auf seinem Aktenbock vorfindet. Der elektronische Aktenbock sollte somit für den Richter einen Bereich bereithalten, der ihm die schnelle Erfassung der Posteingänge oder Wiedervorlagen ermöglicht. Denkbar ist folgender Bildschirmausschnitt: Abs. 14
Abs. 15
In der Papierwelt erkennt der Richter mit geübtem Blick an der Höhe des Aktenberges, wie viel Arbeit der Tag bringt. Möchte er aber wissen, ob es sich vorwiegend um Fristverlängerungsanträge oder womöglich vorwiegend um Klagen oder Klageerwiderungen handelt, muss er die Akten jeweils öffnen. Abs. 16
Mit der oben gezeigten Ansicht kann er nicht nur sofort erfassen, wie viel Posteingänge er zu bearbeiten hat, sondern sieht auch auf einen Blick, welche Arten von Schriftsätzen eingereicht wurden. Die Kategorisierung der Schriftsätze muss dabei in der Geschäftsstelle erfolgen. Zukünftig soll jedoch eine automatisierte "Beschriftung" durch Auslesung einer beigefügten xml-Datei, dem xJustiz-Datensatz, möglich werden. Abs. 17
Da den Richter nicht so sehr interessiert, ob Herr Müller, Frau Meyer oder deren Anwälte einen Schriftsatz eingereicht haben, wurde darauf verzichtet, die Daten der Einreicher im Aktenbock aufzuführen. Es ist lediglich aufgeführt, zu welcher Akte der Schriftsatz eingereicht wurde. In der Abbildung wurde dazu das Aktenzeichen gewählt. Sollte sich der Richter jedoch üblicherweise an den Namen der Beteiligten orientieren, können statt des Aktenzeichens auch die Parteiangaben aufgeführt werden. Dies kann individuell eingestellt werden. Abs. 18
Allerdings ist es sinnvoll, die Rolle des Einreichers im Verfahren schnell zu erfassen. Für die Kenntlichmachung dieser Rollen wurden im oben gezeigten Beispiel Farben benutzt. Rote Schriftsätze sind beispielsweise immer vom Kläger, blaue vom Beklagten, grüne von sonstigen Beteiligten wie Sachverständigen, Zeugen, Übersetzer, usw. Posteingänge ohne Farbe kennzeichnen gerichtsinterne Vorgänge wie z.B. Wiedervorlagen. Der Richter kann sich so sehr schnell orientieren, ohne unnötige Details zur Kenntnis nehmen oder recherchieren zu müssen. Abs. 19
Um die Priorität der Bearbeitung festlegen zu können, wird das Datum des Posteingangs angezeigt. Für eilige Sachen erscheint ein Zeichen (hier rotes Ausrufezeichen) am Rand des Dokumentes. Um den Bezug eines Posteingangs zur dazugehörigen Akte herstellen zu können, wurde im vorliegenden Fall das Aktenzeichen aufgeführt. Denkbar ist auch, die Parteien anzuzeigen. Abs. 20
Dies sollte, entsprechend den Vorlieben des einzelnen Richters, eingestellt werden können. Sollten mehrere Eingänge zu einer Akte vorhanden sein, werden diese automatisch nacheinander und versetzt angezeigt. Über eine Sortierfunktion kann die Reihenfolge der angezeigten Posteingänge vom Richter verändert werden. So lassen sich die Dokumente sortiert nach Eingangsdatum oder nach Art des Schriftsatzes anzeigen. Abs. 21
Abs. 22
Zur Koordinierung seines Arbeitsalltages muss der Richter zusätzlich zum Posteingang auch Zugriff zu seinem Kalender haben. Es erscheint deshalb sinnvoll, auch die Termine auf dem elektronischen Schreibtisch vorzuhalten. Hierzu sollte das jeweils bereits in der Fachanwendung genutzte Terminierungstool in die Oberfläche integriert werden. Abs. 23
Abzuraten ist von einem direkten Zugriff auf alle Akten, der von den üblichen DMS/VBS-Systemen meist über eine Baumstruktur geboten wird. Auch in der Papierwelt geht der Richter nicht zum Aktenschrank um unter all den Akten die Passende zu finden. Er muss aber, z.B. während eines Telefonates, die Möglichkeit haben, eine bestimmte Akte aufrufen zu können. Hier genügt eine einfache Suchfunktion, die die Suche sowohl nach Beteiligten als auch nach Aktenzeichen erlaubt. Nach allem könnte der Aktenbock folgendermaßen auf dem Bildschirm visualisiert werden: Abs. 24
Abs. 25
Nachdem der Richter nunmehr einen Überblick über die für ihn relevanten Posteingänge erhalten hat, möchte er mit der Bearbeitung einzelner Akten beginnen. Abs. 26

3.1. Die Akte

In der Papierwelt blätterte er durch die ausgewählte Akte und erkennt den Sachstand an dem neu eingegangenen Schriftsatz. Auch an seinem elektronischen Schreibtisch muss er Zugang zum eingegangenen Schriftsatz einerseits und zu den in der Akte befindlichen Schriftstücken andererseits erhalten. Dies kann mit nur einem Mausklick auf ein Dokument im Posteingang realisiert werden: Die Akte öffnet sich am Bildschirm und gleichzeitig wird das aktuelle Dokument an einem zweiten Bildschirm oder einem speziellen Lesegerät, wie z.B. einem E-Reader, geöffnet. Durch die Arbeit mit zwei Bildschirmen kann der Richter sowohl den Akteinhalt komfortabel erfassen als auch in einzelnen Dokumenten lesen, ohne von einer Anwendung in die andere "klicken" zu müssen. Abs. 27
Zur Erfassung des Akteninhaltes sollten die Akte und der Aktendeckel dargestellt und eine Möglichkeit zur Erstellung eines Aktenauszuges bereitgestellt werden. Abs. 28

Akte und Aktendeckel

Zunächst benötigt der Richter einen Überblick über sämtliche Dokumente. Es erscheint sinnvoll, die Dokumente einzeln aufzuführen und auch wieder farblich zu kennzeichnen. Zur Erleichterung des Auffindens spezieller Dokumente sollte eine Filterfunktion zur Verfügung stehen. So können beispielsweise alle rechtlich irrelevanten Dokumente aus der Ansicht "aussortiert" oder nur die Schriftsätze bestimmter Beteiligter usw. angezeigt werden. Abs. 29
Zusätzlich sollte die gesamte Akte (Aktendeckel und einzelne Dokumente) gebündelt in einem einzigen Dokument mit Inhaltsverzeichnis und gegebenenfalls Paginierung zur Verfügung stehen. Hierfür eignet sich die automatische Erzeugung einer Sammel-pdf-Datei. Abs. 30
Abs. 31
Die Informationen des "Aktendeckels" müssen zugänglich sein, aber nicht permanent zur Verfügung stehen. Der Richter benötigt für die Bearbeitung der Akten nur in bestimmten Situationen einzelne Informationen aus dem Aktendeckel, so dass eine ständige Anzeige sämtlicher Informationen unnötig ist. Es genügt auch ein lesender Zugriff, da Änderungen oder Ergänzungen von den Geschäftsstellen vorgenommen werden. Es ist deshalb sinnvoll, einen entsprechenden interaktiven Button mit Aufklappfunktion und Mouseover-Effekt zu integrieren. Dieser Button sollte mit der Maus, ohne dass ein "Klicken" notwendig wäre, aktiviert werden können. Solange sich der Cursor auf diesem Button befindet, werden die Informationen des Aktendeckels angezeigt. Diese Ansicht schließt automatisch, wenn der Cursor wegbewegt wird. Abs. 32
Abs. 33
Für die Visualisierung der Akte und des Aktendeckels für die II. Instanz ist beispielsweise folgende Darstellung denkbar: Abs. 34
Abs. 35

Aktenauszug

Das wichtigste Werkzeug, das für den Richter bereitgestellt werden sollte, ist eine Funktionalität, die die strukturierte Erfassung der Beteiligtenvorträge zur Erstellung eines Aktenauszuges ermöglicht. An dieser Anforderung scheitern die üblichen VBS/DMS-Systeme. Sie sind für klassische Verwaltungstätigkeiten konzipiert und stellen deshalb die Dokumente hierarchisch und chronologisch dar, mit dem vordergründigen Ziel, sie systematisch aufzubewahren und die Arbeitsabläufe zu unterstützen. Für die Erfassung und Bearbeitung von Prozessakten ist jedoch die strukturierte Darstellung von Teilmengen der Informationen, die in den verschiedenen Dokumenten enthalten sind, nötig. Abs. 36
Unter Berücksichtigung ergonomischer Erwägungen sollte die Übernahme einzelner Textpassagen aus den Dokumenten in den Aktenauszug ohne Zwischenschritte ermöglicht werden. Entsprechende Tools sind bereits entwickelt worden und teilweise im Einsatz. Sie bieten die Möglichkeit, beim Lesen eines Dokumentes bestimmte Textteile zu markieren und mit einem Überbegriff zu versehen: Abs. 37
Abs. 38
Die Kategorien werden im Aktenauszug als Buttons dargestellt. Abs. 39
Abs. 40
Mit "Klick" auf die Buttons werden alle dieser Kategorie zugeordneten Textteile angezeigt. Durch die farbliche Hinterlegung kann der Richter sofort erkennen, ob der Vortrag aus einem Kläger- oder Beklagtenschriftsatz oder z.B. aus einem Gutachten entnommen wurde. Die Textpassagen können gelöscht oder per drag and drop in eine andere Kategorie oder in neu angelegte Unterkategorien verschoben werden. Auch die Neuordnung der einzelnen Textteile innerhalb einer Kategorie muss mit drag and drop möglich sein. Mit "Klick" auf eine Textpassage öffnet sich automatisch das dazugehörige Dokument am zweiten Bildschirm, so dass der Richter den gesamten Vortrag nachlesen kann. Abs. 41
Abs. 42
Zudem muss es möglich sein, eigene Notizen anzubringen und gegebenenfalls Informationen aus Literatur und Rechtsprechung hinzuzufügen. Solange der Zugriff auf komplette elektronische Akten in einer Gerichtsverhandlung noch nicht realisiert ist, muss wohl auch die Erstellung eines Ausdrucks der Textpassagen einzelner Kategorien als auch des gesamten Aktenauszuges gewährleistet sein. Hierfür können entsprechende Button ergänzt werden. Abs. 43
Abs. 44
Sofern Notizen angebracht oder Fundstellen aus Onlinedatenbanken hinzugefügt wurden, sollte diese bereits in der Hauptansicht des Aktenauszuges sichtbar und einsehbar sein, ohne die entsprechende Kategorie öffnen zu müssen. Hier empfiehlt sich, ähnlich wie beim Aktendeckel, eine Aufklapp - Funktionalität mit Mouseover-Effekt zu wählen. Abs. 45
Zusätzlich muss der Richter die Möglichkeit haben, eine Handakte anzulegen. Abs. 46
Abs. 47
Letztlich müssen die einzelnen Testpassagen für die Erstellung eigener Dokumente "wiederverwertbar" sein. Hier ist denkbar, dass bereits im Aktenbock die Übernahme der Textteile in ein Schreibprogramm veranlasst werden kann. Sinnvoller könnte es jedoch sein, bei der Erstellung von Dokumenten in dem jeweiligen Schreibprogramm eine Funktionalität zu integrieren, die das Einfügen aller oder ausgewählter Textpassagen aus dem Aktenbock ermöglicht. Abs. 48

3.2. Das Zusammenspiel von Aktenbock und Akte

Im Laufe eines Arbeitstages bearbeitet der Richter mehrere Akten und erhält auch neue Posteingänge. Die Gesamtansicht muss deshalb den Wechsel von Akte zu Akte und zum Aktenbock ermöglichen. Dies kann durch eine klassische Reiteransicht dargestellt werden. Abs. 49
Abs. 50
Abs. 51

3.3. Das Bearbeiten von Akten

Da für die richterliche Bearbeitung von Akten (Verfügungen und Diktate) bereits Fachverfahren etabliert sind, die häufig auch Formulare zur Verfügung stellen, ist die Herausforderung in der Integration dieser Fachverfahren in die Benutzeroberfläche zu sehen. Dies ist nur mit Kenntnis der einzelnen Fachverfahren möglich, so dass ein konzeptioneller Ansatz an dieser Stelle verfrüht und ineffektiv wäre. Zur Visualisierung der Einbindung der Fachverfahren ist ein Button "Bearbeiten" in die Modelldarstellung aufgenommen worden. Abs. 52
Abs. 53

3.4. Die Akte in der mündlichen Verhandlung

Über die gerichtsinterne Führung und Bearbeitung von elektronischen Akten hinaus ist denkbar, diese den Parteien - beispielsweise über ein Webportal - zum Zwecke der Zustellung, der Akteneinsicht und insbesondere für die mündliche Verhandlung zur Verfügung zu stellen. Abs. 54
Ausgangspunkt des hier dargestellten Ansatzes ist die Gewährleistung eines ge­mein­samen und gleichzeitigen Zugriffs aller Verfahrensbeteiligten auf die elek­tronischen Dokumente. Grundlage des Ansatzes ist das Vorhalten der Dokumente der Gerichtsakte in einer für alle Verfahrensbeteiligten einsehbaren Plattform. Abs. 55
Diese Lösung erlaubt die individuelle Recherche in den in das Verfahren eingebrauchten Dokumenten ebenso wie die gleichzeitige Ansicht bestimmter Dokumente oder Textpassagen aus diesen Dokumenten. Abs. 56
Hierfür erhalten Richter und Verfahrensbeteiligte vor der Verhandlung - idealerweise bereits bei Eröffnung des Verfahrens - Zugriff auf eine nur für die Verfahrensbeteiligten auf Grundlage eines sicheren Zugangsberechtigungs-mechanismus (elektronische Signatur, nPA…) zugängliche, elektronische Plattform. Abs. 57
Die Plattform besteht aus drei Bereichen:
  • Die Akte
  • Der Aktenauszug
  • Die Verhandlungsansicht
Abs. 58
Die Akte bildet den Mittelpunkt der Plattform. Hier sind, wie oben ausführlich beschrieben, die Dokumente der Gerichtsakte abgelegt. Auf diese Dokumente haben sowohl die Richter als auch die Verfahrensbeteiligten jederzeit lesenden Zugriff. Jeder Nutzer kann nach Belieben individuell in diesen Dokumenten recherchieren. Nur das Gericht ist berechtigt, Dokumente in diese Akte hochzuladen. Abs. 59
Neben diesem für alle Beteiligten und Richter sichtbaren Bereich "Die Akte" sollte die Plattform zusätzlich auch jeweils über einen privaten, geschützten Bereich "Aktenauszug" für jeden Benutzer verfügen. In diesem Bereich können die Nutzer bestimmte Dokumente oder Dokumententeile aus dem Bereich "Akte" vorhalten, um während der Verhandlung schnell auf ausgewählte Informationen zurückgreifen zu können. Dabei ist der Grundsatz, dass nur im schriftlichen Verfahren zugestellte Schriftsätze Gegenstand der mündlichen Verhandlung sind, zu beachten. Dokumente, Daten oder Informationen, die nicht bereits im Bereich "Akte" abgelegt sind, können nicht in den Bereich "Aktenauszug" hochgeladen werden. Es ist deshalb nicht nötig, eine "upload-Funktion" zur Verfügung zu stellen. (Denkbar ist allerding, eine solche Funktion unter der Bedingung bereitzustellen, dass hochgeladene Daten und Dokumente eindeutig gekennzeichnet sind.) Der Zugriff auf die eigene Verfahrensakte soll für die Verfahrensbeteiligten getrennt, z.B. durch Einloggen auf den eigenen Server, möglich sein. Eine Integration der eigenen Verfahrensakte oder Teile dieser Akte in das Webportal muss allerdings aus den oben genannten Gründen ausgeschlossen bleiben (es sei denn, die Möglichkeit des uploads mit besonderer Kennzeichnung der hinzugefügten eigenen Dokumente wird bevorzugt). Abs. 60
Darüber hinaus muss lediglich sichergestellt sein, dass vollständige Dokumente oder Dokumententeile aus dem Bereich "Akte" in den Bereich "Aktenauszug" per drag and drop oder über eine Touch-Screen-Funktionalität übernommen werden können. Ein über die Anfertigung eigener Notizen hinausgehender schreibender Zugriff ist deshalb nicht zur Verfügung zu stellen. Abs. 61
Für die gemeinsame Ansicht ausgewählter Daten, Texte und Informationen während der Verhandlung sollte ein Ansichtsbereich "Verhandlungsansicht" bereitgestellt werden. Hier können der Richter oder und die Verfahrensbeteiligten in der konkreten Verhandlungssituation per drag and drop (oder Touch-Screen-Funktionalität) Informationen aus dem Bereich Akte oder Aktenauszug einbringen, die dann von allen Anwesenden gemeinsam eingesehen und diskutiert werden können. Alle Beteiligten haben gleichzeitig die Möglichkeit, im Bereich "Akte" oder "Aktenauszug" andere Dokumente mit Lesezugriff zu öffnen und zu recherchieren. In der Verhandlungsansicht können Dokumente geöffnet, Textteile angezeigt oder (temporäre) Markierungen vorgenommen werden, indem der Einbringende die Ansicht steuert. Im Einzelfall kann die Verhandlungsansicht auch über Projektionstechnik an entsprechenden Leinwänden oder Großbildschirmen visualisiert werden, wobei die entsprechenden Rechte, eine Visualisierung auszulösen, lediglich dem (Vorsitzenden) Richter eingeräumt werden sollten. Insbesondere in Verfahren, die komplexe Streitgegenstände (Baupläne, technische Zeichnungen, Unfallabläufe…) betreffen, ist die Bereitstellung einer zusätzlichen elektronischen Tafel oder eines Multi-touch-Tisches, die das Aufbringen und Speichern von Notizen an den abgebildeten Dokumenten erlauben, zu empfehlen. Abs. 62
Zusätzlich sollte das Verfassen eines Protokolls mit gleichzeitigem lesendem Zugriff der Anwesenden ermöglicht werden. Auch sollten die Richter in die Lage versetzt werden, während des Termins elektronisch miteinander kommunizieren zu können. Abs. 63
Die nachfolgende Visualisierung soll die beschriebenen Funktionalitäten verdeutlichen: Abs. 64
Abs. 65
Abs. 66
Die Funktionalitäten der Mediensteuerung (Soundanlage, Beleuchtung, Verschattung, Gerichtssaalmanagement) sollten, versehen mit einer entsprechenden Berechtigungslogik, ebenso in die Bildschirmansicht integriert werden, um dem (Vorsitzenden) Richter nicht eine weitere Bedienoberfläche zumuten zu müssen. Abs. 67
Für die technische Umsetzung dieses Ansatzes ist die Ausstattung sämtlicher Arbeitsplätze mit Rechnern (optimaler Weise Thin-Client-Lösungen) Bildschirmen und entsprechenden Bedienelementen (Tastatur, Maus) denkbar. Da der Zugriff auf die Gerichtsakte jedoch über das Internet erfolgt, genügt es auch, an den Beteiligtenplätzen lediglich Strom - und Internetzugang bereitzustellen. Dies hat den Vorteil, dass die Beteiligten mit ihren eigenen vertrauten Geräten arbeiten können. Hier wäre zu entscheiden, wie ein Internetzugang für die Verfahrensbeteiligten einzurichten ist. Zu beachten ist die zunehmende Verbreitung von integriertem mobilem Internet in Laptops über UMTS-Netze. Abs. 68

Zusammenfassung

Ziel des beschriebenen Lösungsansatzes ist die Bereitstellung von elektronischen Arbeitsmitteln für die Justiz, die den speziellen Anforderungen gerecht und von den Anwendern gerne genutzt werden. Sie bieten nicht nur Vorteile zur Arbeitsweise in der Papierwelt, sondern beschleunigen die Verbreitung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Kommunikation in der Rechtspflege. So ist insbesondere denkbar, die elektronischen Dokumente und Akten den Parteien - beispielsweise über ein Webportal - zum Zwecke der Zustellung, der Akteneinsicht oder für die mündliche Verhandlung zur Verfügung zu stellen. Abs. 69
Grundlage des Lösungsansatzes ist eine Gesamtarchitektur, die die Integration von Informationen und Funktionalitäten aus verschiedenen Softwarekomponenten in eine einzige Benutzeroberfläche erlaubt. Hierfür kann auf Portallösungen oder ECMS-Lösungen zurückgegriffen werden. Für die verschiedenen Rollen in den verschiedenen Gerichtszweigen (Richter, Staatsanwälte, Geschäftsstelle, Rechtspfleger, …) sollten jeweils eigene Benutzeroberflächen zur Verfügung gestellt werden. Abs. 70
Das hier dargestellte Modell für die Benutzeroberfläche des Richterarbeitsplatzes reduziert die Präsentation der Informationen und die Bereitstellung von Funktionalitäten für das Erfassen und Strukturieren von Posteingängen, Akten und Akteninhalten auf das Wesentliche. Dies mag auf den ersten Blick ungewöhnlich und fast zu simpel wirken. Hintergedanke des Ansatzes ist jedoch, nur die Informationen und Funktionalitäten, die in ca. 80 % der anfallenden Aufgaben benötigt werden, auch bereitzustellen. Fast alle Posteingänge und Akten können mit diesen Werkzeugen effizient und situationsgerecht erfasst und strukturiert werden. Die besonderen Erfordernisse, die sich aus der Richtertätigkeit ergeben, stehen im Vordergrund. Sollten in Sonderfällen Informationen oder Werkzeuge fehlen, kann der Richter Unterstützung durch die Geschäftsstelle erhalten. So ist beispielsweise denkbar, dass der Richter doch eine beliebige Akte, deren Beteiligte oder Aktenzeichen ihm nicht gegenwärtig sind, benötigt. Hier kann die Geschäftsstelle, die in ihrer Benutzeroberfläche eine Auflistung sämtlicher Akten generieren kann, aushelfen. Denkbar ist auch, dass über einen einzigen weiteren Button "Werkzeugkiste" weitere Funktionalitäten in einem Drop-Down-Menü bereitgestellt werden. Abs. 71
Letztlich muss es selbstverständlich jedem einzelnen Benutzer möglich sein, weitere Funktionalitäten oder Informationen, die Art der Darstellung und das - in seiner Auswirkung auf die Motivation der Anwender nicht zu unterschätzende - grundsätzliche Design der Oberfläche durch Einstellungen anzupassen. Abs. 72

Einen Schritt weiter

"Es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind großzuziehen" (afrikanisches Sprichwort) Abs. 73
Ein Softwareunternehmen kann zwar eine elektronische Akte bzw. ein entsprechendes Gesamtsystem, das in Gerichten zum Einsatz kommt, ohne Unterstützung der Anwender programmieren, sollte dies aber nicht tun. Sinnvoller erscheint, dass die Anwender möglichst detailliert zusammentragen, welche Informationen und Werkzeuge sie in welchem Arbeitsschritt benötigen. Abs. 74
Hilfreich wäre sicher, wenn sich eine Handvoll Richter, Staatsanwälte, Geschäftsstellenangestellte oder Rechtspfleger ein paar Tage fernab vom Arbeitsalltag zusammensetzten und ihrer Phantasie freien Lauf ließen. Abs. 75
Möglich ist aber auch - unter Nutzung der schönen neuen Internet-Welt - Ideen in einem Web-Forum zu sammeln und den Gedankenaustausch dort zu führen. Zwar mögen die Ergebnisse nicht kompakt und kurzfristig zur Verfügung stehen. Allerdings können sich weit mehr Anwender einbringen. Abs. 76
Damit die Idee einer feinen elektronischen Gerichtsakte zu Ende gedacht werden kann, wird unter www.it-justiz.de in Zusammenarbeit mit der Europäischen EDV-Akademie des Rechts ein Forum bereitgestellt.
JurPC Web-Dok.
150/2010,   Abs. 77

Fußnote:

(1)Enterprise-Content-Management-Systeme(ECMS) kombinieren die unterschiedlichsten Softwarekomponenten wie z.B. Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe. Die Verwaltungs-Komponente umfasst dabei insbesondere das Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Schriftgutverwaltung (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und Vorgangsbearbeitung. Weitere Informationen z.B. unter http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System
* Frau Rechtsanwältin Daniela Freiheit MBA (feine IT-Strategien für die Justiz) ist erreichbar unter freiheit@it-justiz.de.
[ online seit: 07.09.2010 ]
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok., Abs. 
Zitiervorschlag: Freiheit, Daniela, Elektronische Akten in der Justiz oder: Die ergonomische Benutzeroberfläche als Conditio-sine-qua-non für die juristische Fallbearbeitung mit elektronischen Akten - ein Lösungsansatz - JurPC-Web-Dok. 0150/2010


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