Redaktionelles Vorwort:
JurPC veröffentlicht
die folgende Betriebsvereinbarung als der Praxis entstammendes Muster in der Überzeugung,
dass in Formular-Entwürfen manche juristische Annahme im Umfeld neuerer
Technologien für die praktische Umsetzung überprüft werden kann.
Zugleich soll dadurch der Grundstock für eine Formular-Bibliothek gelegt
werden, da derartige Texte teils nur schwer zugänglich sind. In diesem
Sinne sind weitere Zusendungen von Texten ähnlicher Art willkommen.
Betriebsvereinbarung über Einführung, Einsatz und
Weiterentwicklung von DV-/IT-Systemen
zwischen der Firma XY, vertreten durch die Geschäftsleitung
- nachstehend Unternehmen genannt -
und dem Betriebsrat der Firma XY
- nachstehend Betriebsrat genannt -
Das Unternehmen und der Betriebsrat legen mit dieser
Betriebsvereinbarung Rahmenbedingungen für den Einsatz von DV-/IT-Systemen
mit dem Ziel fest, die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter unter Beachtung aller maßgeblichen Bestimmungen zu sichern
und eine soziale Kommunikation bei weitreichender technischer Unterstützung
sicherzustellen. Auf der Grundlage gegenseitigen Vertrauens werden damit
betriebliche Regeln entwickelt, die den Interessen beider Seiten gerecht
werden.
Vor dem Hintergrund des Bundesdatenschutzgesetzes und des
Betriebsverfassungsgesetzes sowie der EU-Richtlinien und weiterer Gesundheits-
und Arbeitsschutzbestimmungen, wird folgende Vereinbarung geschlossen.
Protokollnotiz: Die einschlägigen Regelungen der "Tarifverträge
für
..." gelten auch für diese Betriebsvereinbarung.
(1) Personenbezogene und / oder personenbeziehbare Daten sind
Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer
bestimmten oder (auch mit Zusatzwissen) bestimmbaren Person im Sinne des §
3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz.
(2) Verarbeiten ist das Speichern, Verändern,
Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener und / oder
personenbeziehbarer Daten im Sinne des § 3 Abs. 5 Bundesdatenschutzgesetz.
(3)
Systemfunktionen sind Programme und Programmteile, Auswertungen, Datenfelder,
Verarbeitungsanweisungen, Listings u. ä. Systemfunktionen schließen
Dateninhalte nicht unbedingt mit ein.
(4) Informations- und Techniksysteme
(IT-Systeme) sind Hard- und Software incl. sämtlicher Peripheriegeräte,
digitale Nebenstellenanlagen, Netze.
(5) Projekt ist ein Vorhaben, das
durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, durch eine
Zielvorgabe, die Begrenzung zeitlicher, personeller oder anderer Art,
Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische
Organisation gekennzeichnet ist.
(6) Projektmitglieder sind die einem
Projekt zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht mit der
Projektleitung oder -koordination oder deren Stellvertretung beauftragt sind.
(1) Es gilt der Grundsatz der persönlichen und der
nicht-maschinellen Kommunikation.
(2) DV-/IT-Systeme dürfen weder zu
disziplinarischen Maßnahmen noch zu Anweisungen genutzt werden, die
Auswirkungen auf Arbeitsplatz, -zeit und -organisation haben.
(3) Termin-
und andere Vereinbarungen gelten nur dann als getroffen, wenn sie von den
beteiligten Seiten jeweils bestätigt sind.
(4) Workflow-Systeme sind
so zu organisieren, daß jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter für
sich die Reihenfolge des Dokumenten- oder Aufgabenflusses flexibel gestalten
kann. Eine zeitliche Bindung zur Aufgabenerfüllung besteht nur, wenn sie
von beiden Seiten bestätigt wurde.
(5) Jegliche automatisierte
Verarbeitung von Daten ist nur im Rahmen der jeweiligen Zweckbestimmung und der
gesetzlichen Bestimmung zulässig.
(6) Nachteile aufgrund des Einsatzes
von DV-/IT-Systemen, v. a. Kündigungen, Herabgruppierungen,
Qualifikations- und Kompetenzeinbußen sind ausgeschlossen.
(1) Sachlicher Geltungsbereich:
Die Betriebsvereinbarung
gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen und / oder
personenbeziehbaren Daten unabhängig davon, in welchen Systemen diese Daten
gespeichert sind und ob die Verarbeitung in standardisierter oder individueller
Form erfolgt. Sie gilt nicht für Personalinformations- und
-verwaltungssysteme. Für diese sind gesonderte Betriebsvereinbarungen
abzuschließen.
(2) Persönlicher Geltungsbereich:
Die
Betriebsvereinbarung erstreckt sich auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
des Unternehmens, mit Ausnahme der leitenden Angestellten gemäß §
5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz. Diese dürfen nicht gegen die
Betriebsvereinbarung verstoßen.
(3) Räumlicher Geltungsbereich:
Die
Betriebsvereinbarung gilt für alle Betriebsteile des Unternehmens. Sie
gilt auch bei Telearbeit außerhalb der Geschäftsräume.
(4)
Aufträge an Dritte dürfen dieser Vereinbarung nicht widersprechen.
Verträge mit Dritten sind so zu gestalten, daß die Kontrollrechte
des Betriebsrates auch gegenüber Dritten wahrgenommen werden können.
(1) Beide Seiten sind sich darüber einig, neue
DV-/IT-Systeme als Arbeitsmittel unterstützend für die betrieblichen
Abläufe, ggf. zunächst in einer Erprobungsphase, einzusetzen. In
dieser Phase sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einem abgestimmten
Plan die Systeme nutzen können.
(2) Während der Erprobung findet
durch einen Projektspezifischen (alternativ: noch zu benennenden, paritätisch
besetzten) Arbeitskreis unter Beteiligung von betroffenen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern eine begleitende Überprüfung der Einsatzauswirkungen
statt mit dem Ziel, jederzeit steuernd eingreifen zu können. Der
Betriebsrat hat ein Teilnahme- und umfassendes Informationsrecht. (Ein
Eingreifen erfordert das konsensuelle Vorgehen beider Seiten.)
(1) Während der Erprobungsphase sind die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter aufgerufen, Hinweise für eine bessere Gestaltung an den
Projektspezifischen (Paritätischen) Arbeitskreis zu geben. Der
Projektspezifische (Paritätische) Arbeitskreis wird von sich aus
eigene Untersuchungen über die Gestaltungsnotwendigkeiten durchführen.
Insofern hat er die Einwilligung der Geschäftsleitung bzw. des zuständigen
Geschäftsleitungsmitglieds.
(2) Ergeben sich durch den Einsatz des
DV-/IT-Systems Hinweise auf Arbeitsbehinderungen durch die Arbeitsorganisation,
entwickelt der Projektspezifische (Paritätische) Arbeitskreis Maßnahmen
zur Beseitigung dieser Hindernisse. Ein Umsetzungsrecht hat er nicht.
(3)
Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats bleiben davon unberührt.
(1) Es werden nur die Systeme und Systemfunktionen verwandt,
die dem Betriebsrat benannt wurden. Alle Aktivitäten bei der Einführung
weiterer Systeme und Funktionen werden rechtzeitig im Projektspezifischen (Paritätischen)Arbeitskreis geplant und diskutiert. Es gilt § 9.
(2) Es wird ein
Forum (z. B. eine Diskussionsdatenbank) eingerichtet, in dem die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Erfahrungen, erkennbare Schwachstellen
und Verbesserungsvorschläge einbringen können. Dieses Forum wird auch
vom Projektspezifischen (Paritätischen) Arbeitskreis zur
Informationsgewinnung und zur Weitergabe von Hinweisen genutzt.
(3) Die
Freischaltung von DV-/IT-Systemen am einzelnen Arbeitsplatz und damit die
Berechtigung der Nutzung soll erst nach beendeter Qualifizierung der
Mitarbeiterin / des Mitarbeiters an diesem Platz geschehen.
(4) Es wird ein
Verfahren festgelegt, wie neue und ausscheidende Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter an die Systemadministratoren gemeldet werden.
(5) Einträge
in Adressdatenbanken mit Ausnahme von dienstlichen Adressierungsmerkmalen
(Abteilung, Telefon, Fax, eMail usw.) unterliegen der Autorenschaft der
Eingetragenen.
(1) Es wird eine Sammlung von Verhaltensregeln über die
Form der Kommunikation für alle Teilnehmer erarbeitet (z.B. analog zur
Nettikette im Internet).
(2) Projektmitglieder dürfen Informationen zu
personenbezogenen und / oder personenbeziehbaren Daten, die sie im Rahmen ihrer
Projektarbeit erhalten, nicht nach außerhalb ihres Arbeitsbereiches
weitergeben.
(3) Im Rahmen des Projektmanagements erfaßte
personenbezogene und / oder personenbeziehbare Daten sind nur den mit der
Projektsteuerung beauftragten Mitarbeiter/innen zugänglich. Sie dürfen
nur in anonymisierter und kumulierter Form weitergegeben werden.
(4) Die
Systemadministratoren dürfen innerhalb ihrer Organisationseinheit alle die
Maßnahmen selbständig ergreifen, die in Ihrem Aufgabenbereich zur
Aufrechterhaltung des Systems notwendig sind. Sie dürfen jedoch
betriebliche oder persönliche Informationen nicht nach außerhalb
ihres Arbeitsbereiches weitergeben.
(5) Es ist den Systemadministratoren
nicht erlaubt, personenbezogene und / oder personenbeziehbare Daten oder
Dateien aus einem Berechtigungskreis in einen anderen zu übertragen.
Dienstliche Anweisungen dieser Art sind nicht erlaubt und von der
Systemadministration abzulehnen.
(6) Ausnahmen bedürfen der
Vereinbarung. Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung des ordnungsgemäßen
Betriebs von DV-/IT-Systemen unabdingbar sind (z.B. Störungsbeseitigung an
Hard- und Software), können vorab durchgeführt werden. In diesen Fällen
müssen die Beteiligungsrechte des Betriebsrats nachträglich gewahrt
werden.
(1) Gegenstand:
Die Einführung zusätzlicher
Systeme, die Schaffung von Schnittstellen zu weiteren DV-/IT-Systemen,
Zugriffsberechtigungskonzepte, die Verarbeitung und Auswertung personenbezogener
und / oder personenbeziehbarer Daten, Qualifizierungskonzepte usw. sind
mitbestimmungspflichtig. Die Änderung vorhandener Anwendungen unterliegen
dann der Mitbestimmung, wenn personenbezogene und / oder personenbeziehbare
Daten hinzukommen oder neue Auswertungen auf vorhandene personenbezogene und /
oder personenbeziehbare Datenfelder vorgenommen werden.
Bei einem Wechsel
des Releases des DV-/IT-Systems ist der Betriebsrat vorher zu informieren.
Falls mit dem Release-Wechsel neue Anwendungen eingeführt werden, ist das
Mitbestimmungsverfahren im Sinne dieser Betriebsvereinbarung durchzuführen.
Alle
Maßnahmen, die auf Einführung, Ergänzung oder Änderung von
DV-/IT-Systemen gerichtet sind, werden dem Betriebsrat so rechtzeitig
bekanntgegeben, daß dieser Gestaltungsalternativen einbringen kann.
(2) Information:
Der Informationsumfang erstreckt sich auf:
-
Anwendungsziele und -zwecke, Planungsschritte sowie Einbindung des Systems in
die DV-/IT-Strategie des Unternehmens
- Beschreibung der Einsatzfelder
-
Beschreibung der technischen Komponenten und Programmunterlagen auf der
Grundlage der Programmdokumentation
- Beschreibung der Auswirkungen auf die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
(3) Prüfung:
Im Mitbestimmungsverfahren überprüft
der Betriebsrat vorrangig die Sicherstellung der in § 11 genannten
Sachverhalte. Verstößt das System oder Teile des Systems gegen
gesetzliche, tarifvertragliche oder betriebliche Bestimmungen, widerspricht der
Betriebsrat der Einführung.
(4) Dokumentation:
Nach erfolgter Zustimmung werden im
Einvernehmen mit dem Betriebsrat folgende Anlagen erstellt:
» Systeme und Systemfunktionen werden in Anlage 1
(Softwareverzeichnis) mit folgenden Angaben beschrieben:
- Bezeichnung
und Funktionsbeschreibung des Systems,
- Rechnerbasis (HOST, LAN-Server, PC,
...),
- unternehmensweites System / lokales System,
- Verarbeitung
personenbezogenen Daten (ja / nein)
- Vereinbarungen zur Erprobungsphase
(Dauer, Verfahren nach Ende der Erprobung, ...).
» In Anlage 2 (Hardewareverzeichnis) werden alle
relevanten Hardwarebestandteile und die Netzwerkstruktur aufgeführt.
» Alle Auswertungen und Datenaggregationen
personenbezogener und / oder personenbeziehbare Daten mit Hilfe von
DV-/IT-Systemen, die Verknüpfung von Daten verschiedener Systeme und der
Datenexport zur anderweitigen Verarbeitung von Daten werden incl. zugehöriger
Vereinbarungen in Anlage 3 (Auswertungsverzeichnis) dokumentiert.
» Zugriffsberechtigungskonzepte sind zu erstellen und in
Anlage 4 (Berechtigungsverzeichnis) zu dokumentieren. Die
Systemadministratoren sind namentlich zu benennen.
(5) Kontrolle:
Der Betriebsrat hat das Recht, durch
lesenden Zugriff auf alle Systemfunktionen jederzeit die Einhaltung dieser
Betriebsvereinbarung zu kontrollieren und zu überprüfen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Systemadministration /
Anwendungsentwicklung sind dem Betriebsrat zu Auskünften über
Systeminhalte und deren Anwendungen verpflichtet. Anfallende Protokolle können
eingesehen werden und sind ggf. zu erläutern.
(1) Unbeschadet der gesetzlichen Mitbestimmung informiert das
Unternehmen den Betriebsrat regelmäßig umfassend über die
laufende DV-/IT-Planung.
(2) Der Betriebsrat hat im Rahmen der gesetzlichen
Aufgaben das Recht, sich durch externe Sachverständige beraten zu lassen.
Der Betriebsrat informiert darüber vorher die Geschäftsleitung. Die
Kosten werden durch das Unternehmen getragen.
(1. Alternative: Der
Betriebsrat hat im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben das Recht, sich durch
externe Sachverständige beraten zu lassen. Die Kosten bis zu einem
Beratungsumfang von 20 Tagen p.a. gelten als genehmigt. Darüberhinaus
gehender Beratungsbedarf erfordert nähere Vereinbarungen mit der Geschäftsleitung.)
(2.
Alternative: Der Betriebsrat kann bei der Durchführung seiner Aufgaben
nach näherer Vereinbarung mit der Geschäftsleitung Sachverständige
hinzuziehen. Gibt das Unternehmen innerhalb einer Woche nach Antragstellung auf
Kostenübernahme keine ablehnende Stellungnahme ab, so gilt der Antrag als
genehmigt.)
(3) Der Betriebsrat hat das Recht, die Funktion "Nachricht
an alle" zu nutzen. Auf Anforderung werden dem Betriebsrat Anwendungen zur
Verfügung gestellt wie z. B.:
- "elektronisches Schwarzes Brett"
für Informationen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
-
betriebsinterne Datenbank,
- Diskussionsdatenbanken zur Kommunikation
zwischen Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern und Betriebsrat zu unterschiedlichen
Themen,
- zusätzliche Informationsdatenbanken zur Nutzung durch
Betriebsräte und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
(1) Eine automatisierte Verarbeitung von Daten zur Leistungs-
und / oder Verhaltenskontrolle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist unzulässig.
Ausnahmen bedürfen der Vereinbarung.
(2) Im Rahmen des
Projektmanagements erfaßte Daten und durchgeführte Auswertungen
dienen ausschließlich der Planung, Zeit- und Kostenkontrolle des
Projekts.
(3) Bei Prüfungen, die aufgrund gesetzlicher oder
tariflicher Vorschriften und Verordnungen erforderlich sind, wird der
Betriebsrat unverzüglich von der entsprechenden Maßnahme in Kenntnis
gesetzt. Der Betriebsrat erhält seitens der mit der Prüfung
beauftragten Stelle alle erforderlichen Informationen über die
beabsichtigte Prüfung und hat das Recht, daran teilzunehmen.
(4)
Personelle Maßnahmen, die auf Informationen (auch zufälligen)
beruhen, die unter Verletzung dieser Betriebsvereinbarung gewonnen wurden, sind
unwirksam und rückgängig zu machen.
(1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden über den
Inhalt dieser Betriebsvereinbarung informiert. Sie wird zusätzlich
allgemein zugänglich abgelegt.
(2) Jede Mitarbeiterin / jeder
Mitarbeiter erhält auf Wunsch einen kostenlosen Ausdruck aller über
sie / ihn gespeicherten relevanten Daten in verständlicher Form.
Im übrigen
gelten die im Bundesdatenschutzgesetz geregelten "Rechte der Betroffenen"
in der jeweils gültigen Fassung.
(3) Werden von Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern gespeicherte Daten begründet beanstandet, so ist das
Unternehmen unverzüglich zur Korrektur verpflichtet. Nachteile aufgrund
falscher Daten entstehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht bzw. sind
entsprechend rückgängig zu machen.
(1) Jede Verarbeitung von schutzwürdigen
personenbezogenen und / oder personenbeziehbaren Daten, auch der unberechtigte
Zugriff, wird revisionssicher protokolliert.
(2) Die / der betriebliche
Datenschutzbeauftragte erstellt eine Datenschutzkonzeption, in der die
technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der
personenbezogenen und / oder personenbeziehbare Daten berücksichtigt sind.
Der Betriebsrat ist zu informieren.
(3) Die / der Datenschutzbeauftragte
legt dem Betriebsrat und der Geschäftsleitung jährlich einen Bericht
vor, in dem die datenschutzrechtlichen Aspekte berücksichtigt sind.
(4)
Das Unternehmen verarbeitet innerhalb von DV-/IT-Systemen Personaldaten nur,
soweit dies aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Vorschriften oder von
Adressierungen erforderlich ist.
(5) Personaldaten, für die der
Speicherzweck entfallen ist, werden sofort physikalisch gelöscht.
(6)
Personaldaten, die nur für statistische Zwecke benötigt werden, sind
unverzüglich zu anonymisieren.
(7) Protokolldateien werden nach 5
Tagen überschrieben und damit auch physikalisch gelöscht. Ausnahmen
bedürfen der Vereinbarung.
Einzelheiten werden in einer zu entwickelnden und abzuschließenden
Betriebsvereinbarung Bildschirmarbeit geregelt. Dies gilt gleichermaßen für
den Gesundheitsschutz und weitere Schutzregelungen.
(1) Vor der Einführung von DV-/IT-Systemen im Sinne von §2(4)
ist mit dem Betriebsrat ein Qualifizierungskonzept abzustimmen. Hierin sind
mindestens die Lernziele, Kerninhalte, Teilnehmer/Innen, Termine und Ort der
Bildungsmaßnahme enthalten. Das Qualifizierungskonzept enthält, abhängig
von den Bedingungen des jeweiligen Systems, auch Anteile von ergonomischer
Gestaltung und Grundsätzen des Datenschutzes in vernetzten Systemen.
(2)
Vor dem Einsatz von Geräten und Anwendungen im Sinne von §2(4) sowie
vor technischen und organisatorischen Änderungen beim Einsatz dieser Geräte
und Anwendungen sind die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
rechtzeitig und umfassend über die Arbeitsmethoden und über ihre
Aufgaben zu unterrichten und zu qualifizieren.
(3) Neue Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter werden entsprechend ihrer persönlichen Vorkenntnisse
qualifiziert.
Die Anlagen 1 bis 4 sind Bestandteil dieser
Betriebsvereinbarung. Sie können einvernehmlich ergänzt oder verändert
werden.
(1) Das Unternehmen und der Betriebsrat verpflichten sich, bei
Streitigkeiten, die Auslegung und Anwendung dieser Betriebsvereinbarung
betreffen, unverzüglich Verhandlungen mit dem Ziel einer einvernehmlichen
Regelung aufzunehmen. Ist über einzelne Fragen kein Einvernehmen zu
erzielen, so wird die Einigungsstelle angerufen. Bis zu einer Entscheidung
durch die Einigungsstelle darf eine beabsichtigte Maßnahme nicht
vorgenommen werden.
(2) Verstöße gegen diese Betriebsvereinbarung
werden bei Erkennen umgehend abgestellt.
(3) Die Betriebsvereinbarung tritt
mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann in beiderseitigem Einvernehmen ergänzt
oder verändert werden.
(4) Die Zeit bis zum 31. 12. 1999 gilt als
Erprobungsphase, während der die Betriebsvereinbarung mit einer Frist von
drei Monaten zum Quartalsschluß schriftlich gekündigt werden kann.
Danach kann sie mit einer Frist von 6 Monaten zum Jahresende ganz oder
teilweise gekündigt werden. Die Kündigung hat schriftlich zu
erfolgen. Bis zum Abschluß einer neuen Vereinbarung gelten die Regelungen
dieser Vereinbarung weiter.
(5) Sofern dies nicht ausdrücklich
schriftlich erklärt wird, wird durch diese Betriebsvereinbarung keine
andere Betriebsvereinbarung abgelöst. Sollten sich daraus widersprüchliche
Regelungen ergeben, so sind diese in einer angemessenen Frist zu regeln.
(6)
Sollte eine Vorschrift dieser Vereinbarung nicht mit dem geltenden Recht im
Einklang stehen und deshalb unwirksam sein, behalten die anderen Regelungen
dieser Vereinbarung ihre Gültigkeit. Die unwirksame Regelung ist
rechtskonform so auszulegen, daß sie dem beiderseitigen Wollen der
Parteien entspricht.
