Das BSCW System

Das BSCW System (Basic Support for Cooperativ Work) ist von der GMD - Forschungszentrum Informationstechnik GmbH entwickelt worden. Es bietet über eine WWW-Benutzerschnittstelle eine Kooperationsanwendung an, die ein leicht zu bedienendes User Interface besitzt. Durch die Anbindung in das WWW ist es möglich, unabhängig von Betriebsystemen auf das System zuzugreifen und so ist es beispielsweise für Organisationen oder Arbeitsgruppen leicht, es in bestehende Kommunikationsstrukturen zu integrieren.

BSCW ist ein System, das die Zusammenarbeit von Gruppen oder Einzelpersonen über das WWW ermöglicht. Die Benutzer können mit üblichen WWW Browsern darauf zugreifen und befinden sich dann in einem gemeinsamen elektronischen Arbeitsbereich (shared workspace), in dem sie ihre kooperativen Aktivitäten durchführen.
Innerhalb des Arbeitsbereichs ist ein gemeinsamer Zugriff auf Dokumente, Grafiken oder Nachrichten möglich, die jeder Benutzer dort laden kann. Das System bietet Metainformationen über Ereignisse und Vorgänge in einem Workspace, die Mitarbeiter über die Aktionen der anderen Partner informiert. Darüber hinaus enthält es Funktionen für spezielle Anwendungen wie etwa synchrone Audio-Video-Kommunikation.

Die Benutzeroberfläche ist so strukturiert, daß sie an Dateisysteme, so wie sie bei Mac und Windows organisiert sind, erinnert. Es wird also zwischen Verzeichnissen bzw. Ordnern und den sie enthaltenen Beiträgen (Dokumenten) unterschieden. Auf jeder Ebene lassen sich beliebig viele Ordner und Unterverzeichnisse erstellen. Jeder dieser Ordner bildet einen gemeinsamen Arbeitsbereich einer spezifischen Gruppe von Benutzern. Eine Benutzergruppe kann natürlich auch mehrere Ordner anlegen und auf die Objekte darin zugreifen.
So gesehen ist der einzelne Arbeitsbereich eines jeden Benutzers sein Hauptordner und diejenigen Arbeitsbereiche, die er mit anderen Benutzern teilt, stellen sich als untergeordneten Verzeichnisse dar. Die Ordner/Arbeitsbereiche werden von BSCW im Mittelteil einer Seite dargestellt. Sie werden von Texten und Icons als Schaltflächen im Kopf- und Fußteil eingebettet.
Am oberen Bereich des Bildschirms wird ein Hypertextpfad angezeigt, aus dem hervorgeht, wie man zu der gerade angezeigten Ebene gelangt ist. Das ermöglicht ein komfortables Navigieren innerhalb der verschiedenen Ordner.
Die Seite http://bscw.gmd.de/bscw_help/german/sec-14.html#Abbildung 1.4-1 zeigt eine Ordner-Übersicht mit exemplarischen Informationsobjekten.
Sowohl die Ordner als auch die darin enthaltenen Dokumente werden als Informationsobjekte bezeichnet. Sie werden in sieben verschiedene Objektklassen eingeteilt:

1. Ordner
2. URL (Link)
3. Dokument
4. Dokument unter Versionsverwaltung
5. WWW Suche
6. Notiz mit Antworten (Diskussion)
7. Treffen

Die Objektklasse wird durch ein Icon direkt vor dem Namen der Objekte repräsentiert, so ist eine einfache Orientierung über Symbole gegeben. Je nach Klasse sind unterschiedliche Aktionen mit den Informationsobjekten möglich, die in sogenannten Aktionszeilen unter den Objektnamen angezeigt werden. Es werden natürlich nur die Aktionen angezeigt, die bei dem entsprechenden Objekt möglich sind, beispielsweise die Operation „Prüfen" bei einem Link Objekt oder „Antworten" bei einer Nachricht. Je nach Kontext verändern sich also die zur Verfügung stehenden Befehle, dadurch wirkt die Oberfläche insgesamt sehr überschaubar.
Rechts neben den Objekten befinden sich Icons, die auf bestimmte Ereignisse, die das Objekt betreffen, hinweisen. Diese Metainformationen zeigen beispielsweise an, ob jemand das Objekt gelesen oder verändert hat.
Im Fußteil der Ordnerübersicht sind vier weitere Objekte als Icons dargestellt, die nur für den jeweiligen Benutzer zugänglich sind und in jedem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen. Es sind dies ein Terminkalender, das Adreßbuch, der Koffer - der die Zwischenablage repräsentiert - und der Papierkorb.
Darunter sind die Aktionszeilen, die es dem Benutzer ermöglichen, persönliche Präferenzen zur Gestaltung der Benutzerschnittstelle, der gewünschten Sprache oder der persönlichen Daten einzustellen.

BSCW bietet die Möglichkeit, Dokumente unterschiedlichen Formats und in verschiedenen Versionen zu verwalten. Das ist die eigentliche Kernfunktion des Systems. Textdokumente, Tabellen, Grafiken, Verweise auf WWW-Seiten oder Nachrichten können Inhalt des Arbeitsbereichs sein und vom eigenen PC zum BSCW Server – und damit in den Arbeitsbereich - geladen oder vom Arbeitsbereich auf den eigenen PC übertragen werden. Dort können Dokumente dann gelesen oder verändert werden. Dabei ist es durch die Versionsverwaltung möglich, das „Quelldokument" unversehrt zu lassen, eine neue Version desselben Dokuments zu erstellen und anderen Benutzern den Vergleich der Versionen zu ermöglichen.
Schon der Zugriff auf die Arbeitsbereiche mittels WWW-Browser weist auf die Unabhängigkeit von Betriebsystemen hin. Die weitreichende Möglichkeit insbesondere Texte unterschiedlicher Anwendungsprogramme auf dem BSCW System zu konvertieren, ermöglicht so auch auf der Ebene der Dokumenterstellung und –verarbeitung weitreichende Unabhängigkeit. Ein Benutzer kann so ein mit MS Word erstelltes Dokument zum Beispiel in das Format für WordPerfect konvertieren, dann bearbeiten und danach wieder für denjenigen der mit MS Word arbeitet in das MS Word Format ändern.
Bei jeder Konvertierung ist mit Informationsverlusten zu rechnen, zum Beispiel können sich Formate oder Kapitelnumerierungen verändern. Das BSCW System gibt an, mit welchen Veränderungen zu rechnen ist, so daß der Benutzer sich informieren kann, um die für ihn günstigste Konvertierung auszuwählen.
Weiterhin gibt es die Möglichkeit zur Kompression von Dokumenten, so daß die Übertragungszeiten beim Transferieren der Dokumente vom Arbeitsbereich reduziert werden. Es können aber nicht nur einzelne Dokumente, sondern ganze Verzeichnisse durch Kompression archiviert werden. Damit lassen sich hierarchische Strukturen erhalten und müssen nicht auf dem lokalen Rechner neu erstellt werden.
Zum Übertragen der Dokumente vom eigenen PC auf den BSCW Server kann ein WWW Browser verwandt werden oder ein sogenannter BSCW-Helper, der auf den BSCW Webseiten zur Verfügung gestellt wird.
Die Funktion Papierkorb bietet wie bei Windows 95 oder Mac die Möglichkeit, aus ihrem Kontext gelöschte Beiträge wiederherzustellen.
Darüber hinaus bietet das System einen Aktenkoffer, in den Beiträge verschoben oder kopiert werden können, um sie in einen anderen Ordner oder auf den eigenen PC zu übertragen.

Wie oben schon erwähnt, registriert das System, wenn bestimmte Zugriffe von Mitgliedern auf den Arbeitsbereich erfolgen. Wird ein Objekt gelesen, ein neues Objekt abgelegt, eine neue Version eines bestehenden Objektes erzeugt, eine Nachricht geschrieben oder ein Objekt umbenannt, werden Benutzer, die den Arbeitsbereich nach diesen Ereignissen betreten, darüber informiert. So kennen immer alle Mitglieder der Arbeitsgruppe die jeweiligen Aktivitäten der anderen. Damit entfallen Rückfragen und Unsicherheiten wegen des Kenntnisstandes und erleichtern die Zusammenarbeit der Gruppe. Diese Metainformationen können aber auch als Kontrollfunktion dienen.
Angezeigt werden sie über kleine Icons rechts neben den betroffenen Objekten. Der Ordner, der diese Objekte enthält, ist mit einer offenen Hand gekennzeichnet. Ein Klick auf diese Hand führt zu einer Seite, auf der alle geänderten Dokumente aufgelistet sind. Dort ist hinter jedem Dokument vermerkt, was für ein Ereignis von welchem Mitglied ausgeführt wurde. Durch Anklicken des Buttons „Bestätigen" zeigt ein Benutzer, daß er alle Ereignisse zur Kenntnis genommen hat. Sie werden dann nicht mehr angezeigt.
Eine weitere Möglichkeit diese Informationen zu beziehen, bietet ein täglicher Bericht, der nach Anforderung automatisch vom System per E-Mail versandt wird. Der Arbeitsbereichsbericht bietet so auf einfache Weise einen Überblick über die Geschehnisse in den Arbeitsbereichen. Der Bericht wird nachts fertiggestellt. Er sammelt die Ereignisse nach Arbeitsbereichen sortiert und die Benutzer werden informiert, ohne daß sie sich in den BSCW Server einloggen müssen. Dieser Bericht enthält „nur" die Metainformationen, die, wenn man sich für den Empfang von HTML-Nachrichten entschieden hat, direkt in den jeweiligen Arbeitsbereich des BSCW Servers verlinkt sind, so daß neue Nachrichten oder Dokumente per Mausklick über den Browser eingesehen werden können.

Mitglieder können unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Objekte des Arbeitsbereichs haben. Der Erzeuger und damit der „Eigentümer" eines Dokuments oder eines Ordners kann festlegen, ob bestimmte Mitglieder das Dokument ändern, nur lesen dürfen oder gar keinen Zugriff darauf haben.
Jedes Mitglied kann neue Mitglieder einladen, wenn es dazu berechtigt ist.
Ebenfalls kann jeder Benutzer seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere personenbezogene Daten eingeben und sie so anderen zur Verfügung stellen. Sie sind dann über das Icon „Adreßbuch" in der Fußleiste zu erreichen.

BSCW bietet die Möglichkeit, für die Mitglieder einer Arbeitsgruppe Treffen zu organisieren, vorzubereiten und zu unterstützen. Es kann sich dabei um „reale", also traditionelle oder „virtuelle", also netzbasierte Treffen handeln.
Letzteres setzt allerdings spezielle Hard- und Software bei den Beteiligten voraus, beispielsweise eine Videoausrüstung und/oder Conferencing-Anwendungen. Es werden verschiedene dieser Anwendungen unterstützt u.a. Microsoft Netmeeting und Netscape Conference.
Möchte ein Mitglied einer Arbeitsgruppe andere Benutzer zu einem Treffen einladen, macht er auf einer dafür vorgesehenen Seite, die über das Icon „Treffen" zu erreichen ist, Eintragungen über Zeit und Ort - bei virtuellen Treffen gehören noch Angaben über die Conferencing Anwendung und die IP-Adresse dazu - und BSCW leitet den Terminvorschlag an die Mitglieder weiter und überwacht die Rückmeldungen.
Zu den vorhandenen Ordnern ist nun vom System ein „Treffen"-Ordner hinzugefügt worden. Dieser Ordner bietet spezielle Aktionen, mit deren Hilfe Einladungen angenommen, abgelehnt oder an Treffen erinnert werden kann.
Bei einem virtuellen Treffen bietet BSCW nun die Möglichkeit, die gewünschte Anwendung automatisch zu starten - indem der Teilnehmer im Ordner „Treffen" auf „Teilnehmen" klickt - und mit den richtigen Adressen zu verbinden, wenn die Konfigurationen der einzelnen dazu benötigten Anwendungen stimmen. Die notwendigen Daten bezieht BSCW aus der Datenbank des Adressverzeichnisses und der Angaben, die im Ordner „Treffen" gespeichert sind.

Es gibt die Möglichkeit sich die BSCW Software auf einem eigenen Webserver zu installieren. Dadurch kann die Gestaltung hinsichtlich Sicherheit, Administration, Zugangsregelung u.a. den individuellen Bedürfnissen angepaßt werden.
Im nicht kommerziellen Bereich ist die Nutzung kostenlos.

Bei der Nachrichtenvermittlung sind innerhalb des BSCW Systems meist mehrere Schritte nötig, beispielsweise um sich einzuloggen, sich durch die Ordner-Hierarchien zu bewegen und die gesuchte Nachricht zu finden. Selbst wenn man sich vom BSCW System per Mail benachrichtigen läßt, stellt das gegenüber Mailinglisten einen zusätzlichen Zwischenschritt dar.
Inwieweit es wünschenswert ist, daß die Teilnehmenden eines Projekts immer über die Aktivitäten oder gerade auch über die ausgebliebenen Aktivitäten der Anderen hinsichtlich des definierten Arbeitsbereiches informiert sind, erscheint fraglich.
BSCW ist ein komplexes System, das eine Vielfalt an Funktionen zur Verfügung stellt, die insbesondere die Kooperation von Arbeitsgruppen, deren Teilnehmer geographisch verteilt sind und die möglicherweise unterschiedliche Hard- und Software verwenden, sehr gut unterstützen. Eine der wichtigsten Funktionen ist die eines zentralen Informationsspeichers, auf den mit jedem WWW Browser zugegriffen werden kann.

---

* Rüdiger Fries studiert im 5. Semester Informationswissenschaft, Sozialpsychologie und Rechtsinformatik an der Universität des Saarlandes. Schwerpunkt seines Studiums ist die Beschäftigung mit Online-Lehrangeboten und deren Moderation.