JurPC Web-Dok. 355/2002 - DOI 10.7328/jurpcb/20021712336

Lars Münch *

Pflichtangaben im geschäftlichen E-Mail-Verkehr?

JurPC Web-Dok. 355/2002, Abs. 1 - 15


Zu der Frage, ob auch im E-Mail-Verkehr handelsrechtliche Pflichtangaben erforderlich sind, ist in jüngster Zeit in der Literatur ein lebhafter Streit entbrannt. Die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen geben dazu keine klare Auskunft. Bislang mussten sich die Gerichte, soweit ersichtlich, noch nicht mit dieser Frage beschäftigen. Dabei ist fraglich, ob es überhaupt zu einem klärenden Rechtsstreit kommen wird. Denn das zuständige Registergericht dürfte wegen des - im Sanktionenrecht geltenden - Analogieverbotes auf der unsicheren Gesetzeslage zögern, Pflichtangaben auf E-Mails zu verlangen. Deswegen stellt sich die Frage, wie die juristische Beratung praktisch mit diesem Thema umzugehen hat.JurPC Web-Dok.
355/2002, Abs. 1
Anwaltliche Vorsicht sollte zur Aufnahme der Pflichtangaben auch in E-Mails raten. Gerade in größeren Unternehmen mit ggf. mehreren hundert oder gar tausend Mitarbeitern stellt sich jedoch wegen der unklaren Rechtslage und der aus diesem Grunde zweifelhaften Sanktionsmöglichkeit die Frage nach dem Verhältnis von Aufwand und Nutzen. Letztlich muss daher der Gesetzgeber klarstellen, ob Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen auch im modernen E-Mail-Verkehr erforderlich sind.Abs. 2

I. Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Rechtliche Grundlage für Pflichtangaben in Geschäftsbriefen sind die §§ 80, 407 AktG, §§ 35a, 79 GmbHG und § 37a Handelsgesetzbuch. Nach diesen Vorschriften sind auf allen Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zu machen, die den Geschäftsverkehr erleichtern sollen. Dritte sollen sich über die verantwortliche Geschäftsleitung informieren können. Der Zugang zu den Handelsregistern soll erleichtert werden, um weitere Informationen über eine Gesellschaft einholen zu können. Der Geschäftsverkehr soll vor irreführenden Angaben geschützt werden.Abs. 3
Unstreitig ist die Aufnahme von Pflichtangaben in schriftlichen Geschäftsbriefen, einschließlich Telebriefen und Telefaxe. Unstreitig dürfte auch die Angabe von Pflichtangaben in E-Mails sein, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Denn eine mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehene E-Mail wird schon nach dem Gesetz einer schriftlichen Erklärung gleichgestellt. Fraglich ist hingegen, wie einfache E-Mails oder E-Mails mit einfacher oder fortgeschrittener elektronischer Signatur zu klassifizieren sind.Abs. 4

II. Pflichtangaben in E-Mails ohne qualifizierte elektronische Signatur

1. Das Gesetz selbst trifft keine Aussage dazu, ob Pflichtangaben auch in E-Mails aufgenommen werden müssen, die nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind (im Folgenden der Einfachheit halber "E-Mails"). Rechtsprechung liegt, soweit ersichtlich, zu dieser Frage noch nicht vor. Während - auch aktuelle - Kommentarliteratur zu dieser Frage, soweit ersichtlich, noch keine Stellung bezieht, befürworten einige Aufsätze aus jüngster Zeit die Aufnahme von Pflichtangaben in E-Mails. Es gibt aber auch ablehnende Stimmen(1).Abs. 5
Als Hauptargumente stehen sich gegenüber:Abs. 6
  • Contra: Wortlaut des Gesetzes - ein Geschäftsbrief muss schriftlich sein, was auf einfache E-Mails nicht zutrifft, versus
  • Pro: Sinn und Zweck des Gesetzes - der lautere Geschäftsverkehr soll durch die Pflichtangaben erleichtert werden; allein durch die Wahl der Kommunikationsmittel kann sich keine unterschiedliche Behandlung hinsichtlich der Pflichtangaben rechtfertigen lassen.
Abs. 7
Aus Gründen besserer Übersichtlichkeit werden die einzelnen Argumente am Ende dieses Beitrages aufgeführt.Abs. 8
2. Zunehmend scheint sich in der Literatur eine Tendenz herauszukristallisieren, nach der Pflichtangaben aufgenommen werden sollten. Anwaltliche Vorsicht neigt ebenfalls dazu, zum Einsatz von Pflichtangaben in E-Mails zu raten. Andererseits ist diese Folge aus dem Gesetzeswortlaut gerade nicht zwingend und einschlägige Rechtsprechung nicht ersichtlich.Abs. 9
Damit ist die Rechtslage ohne genaue Gesetzesbestimmungen oder einschlägige Rechtsprechung zu ungenau, um unter Berücksichtigung möglicher Kosten die Aufnahme von Pflichtangaben in E-Mails insbesondere in größeren Unternehmen mit ggf. mehreren hundert oder tausend Mitarbeitern zu empfehlen. Bei Berücksichtigung der möglichen Sanktionen stehen die Einführung dieser Maßnahme sowie der notwendige Pflegeaufwand außer Verhältnis zu dem Nutzen. Denn bei einem Verstoß gegen die Verpflichtung zur Aufnahme von Pflichtangaben kann das Registergericht durch die Festsetzung von Zwangsgeldern gegen die Gesellschaft lediglich erzwingen, dass die Pflichtangaben aufgenommen werden. Das einzelne Zwangsgeld darf einen Höchstbetrag von € 5.000,- nicht überschreiten. Eine Addition von Zwangsgeldbeträgen bei mehrfacher Verletzung findet nicht statt.Abs. 10
Ob das Registergericht mit Blick auf E-Mails überhaupt ein derartiges Zwangsgeld verhängen darf, ist schließlich zweifelhaft, weil - wie im allgemeinen Sanktionenrecht (Straf- und Ordnungswidrigkeitenrecht) - auch im vorliegenden Falle ein Analogieverbot gelten dürfte.Abs. 11
Im Übrigen handelt es sich bei den eingangs genannten Vorschriften zu den Pflichtangaben nicht um Form-, sondern um Ordnungsvorschriften. Deren Verletzung macht die abgegebene Erklärung aber nicht unwirksam. Sie kann lediglich ggf. wegen Irreführung angefochten werden. In Betracht kommen weitere Ansprüche aus Rechtsscheinhaftung sowie aus Verschulden bei Vertragsverhandlungen.Abs. 12

III. Gesetzliche Maßnahmen

Bei der hier geforderten Klarstellung durch den Gesetzgeber sollte dieser, falls er sich für die Aufnahme von Pflichtangaben in E-Mails entscheiden sollte, auch eine Aussage dazu treffen, inwieweit neben der konkreten Aufnahme der Pflichtangaben in der E-Mail alternativ die Pflichtangaben durch einen Link auf zentral gepflegte Pflichtangaben auf dem Unternehmensserver ersetzt werden können (ähnlich dem sich in der Praxis offenbar durchsetzenden Link zur Anbieterkennzeichnung (Impressum) nach § 6 Teledienstegesetz).Abs. 13
Dafür spräche, dass die Implementierung dieser Lösung und der Pflegeaufwand für das jeweilige Unternehmen relativ gering und - in großen Unternehmen - einfacher und effizienter die laufende Aktualität der Pflichtangaben gewährleistet wäre. Andererseits müsste der Gesetzgeber berücksichtigen, dass nach den derzeitigen gesetzlichen Bestimmungen Pflichtangaben und geschäftliche Mitteilungen eine "physische" Einheit bilden sollen, was im Falle eines erst noch zu aktivierenden Links nicht der Fall wäre. Der Link würde zudem "wertlos", sobald die E-Mail ausgedruckt und "offline" gelesen und später - ggf. - archiviert wird.Abs. 14
Argumente Für und Gegen die Aufnahme von Pflichtangaben in E-Mails(2)
PROCONTRA
  • Sinn und Zweck der Vorschriften zu "Angaben auf Geschäftsbriefen": erforderlich bei einem nach außen gerichteten, geschäftsbezogenen Inhalt; Geschäftsverkehr soll erleichtert werden; allein durch Wahl der Kommunikationsmittel kann sich keine unterschiedliche Behandlung von Pflichtangaben rechtfertigen lassen. Daher: erforderlich für alle im Geschäftsverkehr üblichen, d.h. externen, Schreiben.
  • PC-Faxe werden ebenfalls elektronisch übermittelt und nicht immer ausgedruckt, sollen aber gleichwohl als Geschäftsbriefe gelten.
  • E-Mails sind nicht mündlich, da kein direkter Dialog, sondern eine "Einweg-Kommunikation", wie Geschäftsbriefe; E-Mails sind dazu angelegt, gespeichert zu werden; dies erkennt auch der Gesetzgeber an, indem er im Formvorschriftenänderungsgesetz elektronische Nachrichten - wenn auch nur jene mit Signaturen - schriftlichen Erklärungen gleichsetzt; die Perpetuierungsfunktion ist ebenfalls im Fernabsatzgesetz angelegt, soweit bestimmte Informationen "dauernd" auch per E-Mails dem Verbraucher mitgeteilt werden dürfen.
  • Anwaltliche Vorsicht sowie Tendenz in aktueller Literatur zu Pflichtangaben in E-Mails.
  • Geschäftsbriefe sind nach außen gerichtete Mitteilungen der Gesellschaft in Schriftform (vgl. Uwe Hüffer, Kommentar zum AktG, § 80, Rdnr. 2, 5. Auflage, 2002). Elektronische Nachrichten erfüllen nur dann das Erfordernis der Schriftform, soweit diese mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen sind.
  • "Geschäftsbrief" erfordert die Vorlage als Original oder Abschrift, bei E-Mails nicht gegeben, da mangelnde Verkörperung; E-Mails sind nur ein "flüchtiges elektronisches Signal"; nicht alle E-Mails werden ausgedruckt.
  • Keine Gewähr für die Integrität und Authentizität des Verfassers.
  • Informelle Kommunikation.

JurPC Web-Dok.
355/2002, Abs. 15

Fußnoten:

(1) Befürwortend: Jens Schmittmann/Gerlind Ahrens, Pflichtangaben in E-Mails - Ist die elektronische Post ein Geschäftsbrief?, Der Betrieb 20/2002, 1038 - 1041; Gregor Roth/Marco Groß, Pflichtangaben auf Geschäftsbrief und Bestellschein im Internet, K&R 3/2002, S. 127 - 135.
Ablehnend: Stefan Mutter, Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen auch im E-Mail-Verkehr?, GmbHR 8/2001, S. 336 - 338.
(2) Siehe zu Einzelheiten die in Fußnote 1 genannten Aufsätze.
Anmerkung der Redaktion:
Mit Wirkung zum 01.01.2007 wurden § 37a HGB und die entsprechenden Vorschriften § 35a GmbHG sowie § 80 AktG geändert. Es wurden die Worte "gleichviel welcher Form" aufgenommen. § 37a Abs. 1 HGB lautet in der aktuellen Fassung nun: "Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden." Aus der Formulierung ergibt sich, dass ab dem 01.01.2007 die Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns enthalten sein müssen. Die Gesetzesänderung steht damit in Einklang mit der schon bisher vertretenen herrschenden Meinung, die in dem oben wiedergegebenen Beitrag von Dr. Lars Münch dargelegt ist.
* Dr. Lars Münch ist in München als Rechtsanwalt tätig. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen insbesondere in der rechtlichen Beratung von Themen des e-commerce, Technologietransfers, Software und Urheberrecht sowie im Gesellschaftsrecht.
[online seit: 25.11.2002]
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok., Abs.

Top 10

Klassiker

JurPC App