JurPC Web-Dok. 97/2000 - DOI 10.7328/jurpcb/200015699

Cornelia Klam *

Gestaltung regionaler Informationssysteme
Thema: Verwaltung und Internet
3. Phase: Die Umsetzung des Konzepts

JurPC Web-Dok. 97/2000, Abs. 1 - 9


Autorenprofil
Der Aufsatz ist Manuskript eines Vortrags, der im Wintersemester 1999/2000 im Rahmen einer projektbezogenen Arbeitsgemeinschaft bei Prof. Dr. Heinrich Reinermann an der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften gehalten wurde. JurPC veröffentlicht insgesamt fünf Beiträge aus dieser Arbeitsgemeinschaft, in denen die verschiedenen Phasen der Realisierung eines Webauftritts einer Behörde dargestellt werden.JurPC Web-Dok.
97/2000, Abs. 1

1. Layout

Zu Beginn der Umsetzung muss man ein Layout entwerfen. Die erste Seite ist zugleich auch der erste Kontakt des Nutzers mit dem Angebot. Sie ist quasi eine Visitenkarte und sollte entsprechend sorgfältig gestaltet sein. Gerade im Bereich der öffentlichen Verwaltung muss man auf eine gewisse Seriosität achten. Ein flippiger und bunter Hintergrund kann bei manchen Websites noch durchaus ansprechend und originell wirken, bei der Präsentation einer Behörde ist er aber unpassend. Da vor allem Informationen vermittelt werden sollen, ist auf gute Lesbarkeit zu achten. Dies erreicht man mit hellen, dezenten und allenfalls leicht strukturierten Hintergründen. Der Text muss in entsprechender Kontrastfarbe gehalten werden. Die Einbindung eines bestimmten Logos ist interessant, weil es einen Wiedererkennungswert erzielt. Dieses Layout sollte man dann über das gesamte Webprojekt durchhalten, damit es den Eindruck der Geschlossenheit vermittelt. Die Einbindung von Grafiken ist sorgfältig im Hinblick auf die Ladegeschwindigkeit zu überdenken. Eine Seite mit übermäßig langer Ladezeit wird vom Nutzer irgendwann weggeklickt. Außerdem haben viele Nutzer, die vorwiegend auf Informationssuche im Web sind, die Übermittlung von Grafiken ausgeschaltet. Diese bekämen bei einer vorwiegend grafischen Gestaltung eine fast leere Seite geliefert. Da die Seiten aber gerade der Informationübermittlung dienen, ist es sinnvoller, eine Seite zu entwerfen, die auch ohne Grafiken die wichtigsten Informationen darstellt.Abs. 2

2. Gliederung

Ein zweiter Aspekt, den es zu bedenken gilt, ist der Aufbau des Projekts. Er sollte möglichst einfach strukturiert sein, damit sich ein Verwender bei der ersten Nutzung schon damit zurecht findet und sich nicht ständig "versurft". Dabei ist es wichtig, dass man auf möglichst vielen Seiten eine Verlinkung zur Einstiegsseite oder übergeordneten Seite hat, insbesondere, wenn man zwischen einzelnen Gliederungspunkten querverweist. Als Gliederungspunkte beliebt sind die Themen "Aktuelles", "Aufbau der Behörde", "Veranstaltungen", "Was finde ich wo" und "Kontakt". Bewährt hat sich eine Gliederung in vier bis sechs Punkte. Weniger sieht unprofessionell aus, mehr ist unübersichtlich. Ob man die Gliederungspunkte in Frames übernimmt, über einheitliche Kopf- oder Fußzeilen einfügt oder gar nicht in die einzelnen Seiten übernimmt, ist Geschmackssache. Wichtig ist ausschließlich, dass das Angebot übersichtlich und einfach zu bedienen ist. Abs. 3

3. Einstieg ins Internet

Heutzutage ist wichtig, dass man im Netz präsent ist. Zwar sollte man kein unfertiges Projekt, in dem sich noch viele "Baustellen" befinden, der Weböffentlichkeit präsentieren, allerdings sollte man auch nicht mit der Illusion der Erstellung eines ultimativen Internetangebots an die Gestaltung gehen. Das Internet lebt von der ständigen Weiterentwicklung und Aktualisierung. Ein passables Grundgerüst, in dem man erkennen kann, was noch gemacht wird, genügt vollkommen. Es bietet sich in dieser Situation ein Kontakt zum Bürger an. Der Nutzer kann durch sein Feedback wertvolle Anregungen geben. Dies gibt die Möglichkeit, den Bürger zumindest in begrenztem Maße am Aufbau zu beteiligen. Abs. 4

4. Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung

In aller Regel ist eine Behörde gegliedert, z.B. in unterschiedliche Ämter. Diese Ämter müssen selbstverständlich einbezogen werden. Es besteht die Möglichkeit, dass eine Person sämtliche Ämter besucht und sich die notwendigen Informationen beschafft, die man zur Repräsentation in Internet benötigt. Das führt zu einer Einheitlichkeit im Projekt, gleichzeitig verhindert es aber die Einbeziehung der einzelnen Mitarbeiter. Sinnvoller erscheint es jedoch, den Ämtern die Möglichkeit einer Selbstpräsentation zu geben. Dazu sind keinerlei HTML-Kenntnisse erforderlich. Bekommt der Webmaster die Vorschläge der Ämter in einheitlichem Format, z.B. Word, dann stellt die Umsetzung in HTML keinen großen Aufwand mehr dar. Die Vorschläge sollten zumindest Ansprechpartner, Dienstadressen, Telefonnummern sowie die Aufgaben des Amtes enthalten. Ähnlich der Überzeugungsarbeit im Vorfeld muss man auch an dieser Stelle mit einigen Schwierigkeiten rechnen, weil der ein oder andere Mitarbeiter eine negative Grundeinstellung zum Internet hat, was durchaus nachvollziehbar ist, wenn er davon zuvor nur in Zusammenhang mit Kinderpornographie gehört hat. Diese Überzeugungsarbeit lohnt sich aber, weil die Qualität des Internetprojekts maßgeblich von dem Engagement der einzelnen Ämter abhängt.Abs. 5

5. Einbeziehung fremder Bereiche

Unter Umständen ist es sinnvoll, fremde Bereiche in das Projekt miteinzubeziehen. Befindet man sich auf Gemeindeebene, kommt dies weniger in Betracht, je "höher" man aber ansetzt, desto stärker sind "untergeordnete" Ebenen zu berücksichtigen. Ein Landkreis beispielsweise hat mehrere Gemeinden. Auf diese Gemeinden wird spätestens dort hingewiesen, wo man den Standort des Landkreises und seine Strukturdaten veröffentlicht, weil diese in aller Regel wiederum an der Gemeindegliederung ausgerichtet sind. Insbesondere vor einigen Jahren, als die Gemeinden im Internet noch unterrepräsentiert waren, hat es sich angeboten, an die Gemeinden heranzutreten mit der Möglichkeit der Teilhabe an diesem Projekt. Plant man beispielsweise einen größeren Veranstaltungskalender mit den Terminen innerhalb des Landkreises, so vereinfacht eine Zusammenarbeit mit den Gemeinden den Informationsfluss erheblich. Die Gemeinden ziehen ihrerseits einen Nutzen daraus, da sie ohne eigenen Kostenaufwand eine Präsenz im Internet erreichen. Die Verfahrensweise ist ähnlich der bei den Ämtern, nämlich dass die Gemeinden die Möglichkeit der Selbstdarstellung haben. Ebenso hängt die Qualität deutlich vom Eifer der Gemeinden ab. Im Laufe der Zeit und mit wachsender Bedeutung des Internets genügt es den Gemeinden dann in aller Regel nicht mehr, sich als "Mitläufer" darstellen zu lassen. Deshalb ist man derzeit etwa an dem Punkt, an dem sich die Gemeinden verselbständigen. Der Bezug zum Internetprojekt des Landkreises bleibt über eine Verlinkung bestehen. Die Gemeinden haben dann die Möglichkeit, spezifischer auf ihre eigenen Belange einzugehen. Auf diese Weise ist das Internet ständig im Wachstum. Bei Gemeinden selbst funktioniert eine solche Einbindung fremder Bereiche z.B. mit Vereinen, die ihrerseits irgendwann einmal den Weg ins Internet anstreben werden. Hierbei ist aber anzuerkennen, dass vielfach die Vereine diesen Weg bereits vor der Gemeinde gegangen sind. Abs. 6

6. Schwerpunktsetzung

Gerade wenn man sich zu Beginn lediglich mit einem Grundgerüst darstellt, ist eine Schwerpunktsetzung unentbehrlich. Dafür bieten sich Behördenaufbau, Kreistag, Strukturdaten und ähnliches an, weil man zu diesen Bereichen auch den einfachsten Zugang hat. Alle benötigten Informationen befinden sich quasi im selben Haus. Leider sind das aber genau die Themen, die den gewöhnlichen Nutzer am wenigsten ansprechen. Der Durchschnittsnutzer ist zwischen 20 und 40 Jahre alt und surft mal so im Internet auf der Suche nach neuen Informationen. Ihn interessieren Veranstaltungen und Aktuelles sicherlich mehr als der Behördenaufbau und die Bevölkerungszahlen der letzten 20 Jahre. Will man den Nutzer, der sich die Seiten ohne konkretes Ziel ansieht, für sich gewinnen, dann muss man auch auf seine Bedürfnisse eingehen. Zu Beginn sollte man also soweit sein, dass man dem Bürger als Projekt in Erinnerung bleibt, das es häufiger anzusehen lohnt. Konkret bedeutet dies, dass man im Sommer bei den Dorffesten und Jahrmärkten und im Winter bei den Weihnachtsmärkten immer auf dem neuesten Stand sein muss. Dies ist nicht zuletzt wichtig, weil ein etwaiger Finanzier, der z.B. Werbung auf den Seiten zeigt, auch Zugriffszahlen sehen möchte. Abs. 7

7. Kommunikation

Das Internet bietet eine gute Möglichkeit, mit dem Bürger in Kontakt zu treten. Während es für den Bürger noch sehr aufwendig ist, einen Brief zu schreiben (die Schwierigkeiten beginnen bei der Adresse, gehen über das Problem, dass man gerade keine Briefmarke zur Hand hat, bis hin zu dem mühsamen Gang zum nächsten Briefkasten), ist eine E-Mail ein wahrer Segen für einen kurzen Kontakt. Einerseits ist sie sehr schnell und billig geschrieben, andererseits muss man dort nicht allzusehr auf die Form achten. Der Bürger kann wertvolle Anregungen zur weiteren Gestaltung geben, weil er auch derjenige ist, an den sich das Projekt wendet. Er kann sich aber auch auf einfache Weise in anderen Sachen an die Behörde wenden. Bei bloßen Auskünften ist er nicht mehr darauf angewiesen, dass er die Telefonnummer eines bestimmten Mitarbeiters irgendwoher bekommt (im Zweifel wird er von der Zentrale mehrmals dorthin verbunden), dieser Mitarbeiter dann auch tatsächlich an seinem Platz sitzt und letztlich auch noch spontan die gewünschte Auskunft erteilen kann. Vielmehr kann er zu jeder Tages- und Nachtzeit eine E-Mail schreiben, die bei dem Sachbearbeiter direkt ankommt, welcher sich dann mit dem Problem auseinandersetzen und eine fachkundige Auskunft zurückmailen kann. Diese kommunikative Möglichkeit bietet allerdings auch eine große Gefahr. Man muss darauf achten, dass in regelmäßigen und kurzen Abständen die Mails kontrolliert werden, denn eine unbeantwortete Mail ist die beste Negativwerbung.Abs. 8

8. Öffentlichkeitsarbeit

Hat man letztlich sein Projekt soweit fertig, dass man den Weg in die Öffentlichkeit gehen kann, ist es wichtig, dass die Öffentlichkeit auch von der Existenz des Projekts erfährt. Der erste Weg ist sicherlich eine Pressekonferenz für die örtlichen Printmedien. Am sinnvollsten ist es, wenn man dafür sorgt, dass man in regelmäßigen Abständen mit der Internetadresse (URL) in der Zeitung erscheint, z.B. indem man bei Veranstaltungshinweisen darauf verweist, dass man im Internet unter der angegebenen Adresse ausführlichere Informationen bekommt. Weiterhin sollte man auf den eigenen Briefköpfen, in Broschüren oder auf Flugblättern, die die Behörde herausbringt, neben der normalen Adresse auch die Internetadresse angeben. Existenziell ist allerdings, dass die URL korrekt angegeben ist. Auch hier gilt: Eine falsche URL ist die beste Negativwerbung. Inzwischen ist es als sinnvoll zu erachten, dass man eine aus sich selbst heraus verständliche URL hat, z.B. www.gemeinde.de. Sucht ein Neunutzer etwas ganz spezifisch, wird er es zu allererst mit dieser Adresse versuchen, bevor er Suchmaschinen einschaltet. Außerdem ist dafür gesorgt, dass die Adresse nicht mehr vergessen wird.
JurPC Web-Dok.
97/2000, Abs. 9
* Cornelia Klam ist Rechtsreferendarin in Saarbrücken und wissenschaftliche Hilfskraft am Lehrstuhl von Prof. Dr. Helmut Rüßmann in Saarbrücken.
[online seit: 26.06.2000]
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok., Abs.

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